Operations Assistant, OTI Guatemala CEIBA Program
Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.
Project Summary:
In close coordination with the U.S. Embassy and U.S. Agency for International Development (USAID), the USAID/Office of Transition Initiatives (OTI) Guatemala CEIBA Program’s initial goal will be to increase peaceful and productive public participation in the country’s democratic reform process. The program will operate primarily through a small grants mechanism and will rely on ongoing analysis of the local context to inform programming. The underlying assumptions, theories, and methodology that guide strategic planning and activity development may evolve over time depending on the shifting context in program areas and lessons the program has learned through implementation. The program’s objectives are also subject to change but may include supporting the Government of Guatemala in engaging Guatemalan citizens in ongoing policy reform efforts; and strengthening the Government’s ability to demonstrate tangible progress in these efforts.
**Please note: Only Guatemalan citizens are eligible for this position**
Position Summary:
The Operations Assistant (OA) will be responsible for providing flexible support to Grants, Procurement, and Human Resources and Administration teams. This role will support the team(s) assigned to assist in managing workflows among different parts of the Operations teams, ensuring response to evolving needs during program implementation. This role will report to the Deputy Chief of Party (DCOP) and work closely with Grants and Procurement Officers and the Human Resources and Administration Coordinator.
Responsibilities:
- Provide administrative support for grants and other activities.
- Assist in drawing up grant documents, consultant contracts, and negotiation/selection memos.
- Conduct eligibility checks for grantees and consultants and support the monitoring and verification of deliverables.
- Track activity budgets, payments for milestones or deliverables, and any travel expense reports.
- Maintain accurate and timely program and grant documentation, ensuring proper electronic and physical archiving.
- Assist in requesting quotes, preparing selection matrices, and managing legal documents of suppliers.
- Support the preparation and launching of Requests for Proposals (RFPs), and document the procurement processes.
- Coordinate material deliveries and logistics for program activities, including events, workshops, and beneficiary support.
- Maintain an up-to-date list of suppliers.
- Serve as a liaison between the Program Team, Grants Officers, Procurement Officers, and the finance area to facilitate smooth operations.
- Attend field meetings and provide note-taking support as requested.
- Support preventive and corrective maintenance of the office and oversight of the program’s inventory assets and supplies.
- Support in tracking of general staff leave such as sick days, vacations, or others.
- Assist the recruitment and selection processes of new staff for the program.
- Support the review and of the oversight of proper use of the program vehicles.
- Help provide coverage during absence of other members of the Operations team.
- Arrange travel at local or national levels for consultants and team members.
- Assist with special projects and tasks as needed by the Grants and Procurement teams.
- Ensure compliance with all confidential matters related to the performance of duties.
Perfil de la Compañía:
Management Systems International (MSI), una empresa de Tetra Tech, es una consultora de gestión del área metropolitana de Washington, D.C., con una trayectoria de 40 años en la entrega de resultados a nuestros clientes. Nuestra experiencia se centra en los campos del seguimiento y la evaluación; democracia y gobernanza; la paz y la estabilidad; el estado de derecho y la rendición de cuentas; educación; género e inclusión; comunicaciones estratégicas; y liderazgo y desarrollo organizacional. MSI ha implementado proyectos en 90 países de todo el mundo, como Colombia, Indonesia, Jordania, Kenia, México, Nigeria, Pakistán, Siria y Ucrania, y trabaja a nivel nacional. Apoyamos a clientes que van desde el Gobierno de los Estados Unidos (por ejemplo, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, los Departamentos de Estado y Trabajo de los Estados Unidos y la Corporación del Desafío del Milenio) hasta grandes donantes bilaterales y multilaterales (por ejemplo, el Banco Mundial y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). También trabajamos con gobiernos nacionales y locales, organizaciones no gubernamentales (ONG), think tanks, fundaciones y universidades. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.
Resumen del Proyecto:
En estrecha coordinación con la Embajada de los Estados Unidos y la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), el objetivo inicial del programa CEIBA de USAID/Oficina de Iniciativas de Transición (OTI) en Guatemala será aumentar la participación pública pacífica y productiva en el proceso de reforma democrática del país. El programa funcionará principalmente a través de un mecanismo de pequeñas subvenciones y se basará en un análisis continuo del contexto local para informar la programación. Los supuestos, teorías y metodología subyacentes que guían la planificación estratégica y el desarrollo de actividades pueden evolucionar con el tiempo dependiendo del contexto cambiante en las áreas del programa y de las lecciones que el programa haya aprendido durante su implementación. Los objetivos del programa también están sujetos a cambios, pero pueden incluir apoyar al Gobierno de Guatemala para involucrar a los ciudadanos guatemaltecos en los esfuerzos de reforma de políticas en curso; y fortalecer la capacidad del Gobierno para demostrar avances tangibles en estos esfuerzos. implementar políticas de reforma basadas en métodos transparentes, participativos y basados en datos
**Por favor tenga en cuenta que: Solo los ciudadanos guatemaltecos son elegibles para este cargo.**
Resumen del Cargo:
El Asistente de Operaciones (OA) es responsable de proporcionar apoyo flexible a los equipos de Subvenciones, Adquisiciones y Recursos Humanos y Administración. Esta función apoyará a los equipos asignados para ayudar a gestionar los flujos de trabajo entre las diferentes partes de los equipos de operaciones, garantizando la respuesta a las necesidades cambiantes durante la implementación del programa. Esta función es supervisada por la Subdirectora del Programa (DCOP) y trabaja en estrecha colaboración con los Oficiales de Subvenciones y Adquisiciones y el Coordinador de Recursos Humanos y Administración.
Responsabilidades:
- Proporcionar apoyo administrativo para subvenciones y otras actividades.
- Ayudar en la redacción de documentos de subvención, contratos de consultoría y memorandos de negociación / selección.
- Llevar a cabo verificaciones de elegibilidad para los concesionarios y consultores, y apoyar el seguimiento y la verificación de los entregables.
- Realice un seguimiento de los presupuestos de actividades, los pagos por hitos o entregables y los informes de gastos de viaje.
- Mantener la documentación precisa y oportuna del programa y de las subvenciones, garantizando el archivo electrónico y físico adecuado.
- Ayudar en la solicitud de cotizaciones, preparar matrices de selección y gestionar documentos legales de los proveedores.
- Apoyar la preparación y el lanzamiento de solicitudes de propuestas (RFP) y documentar los procesos de adquisición.
- Coordinar las entregas de materiales y la logística para las actividades del programa, incluidos eventos, talleres y apoyo a los beneficiarios.
- Mantener una lista actualizada de proveedores.
- Servir de enlace entre el Equipo del Programa, los Oficiales de Subvenciones, los Oficiales de Adquisiciones y el área de finanzas para facilitar operaciones fluidas.
- Asistir a las reuniones de campo y proporcionar apoyo para tomar notas según se solicite.
- Apoyar el mantenimiento preventivo y correctivo de la oficina y la supervisión del inventario, los activos y suministros del programa.
- Apoyo en el seguimiento de las licencias del personal general (días de enfermedad, vacaciones, otros).
- Asistir en los procesos de reclutamiento y selección de nuevo personal para el programa.
- Apoyar la revisión y supervisión del uso adecuado de los vehículos del programa.
- Ayudar a proporcionar cobertura durante la ausencia de otros miembros del equipo de Operaciones.
- Organizar viajes a nivel local o nacional para consultores y miembros del equipo.
- Ayudar con proyectos y tareas especiales según sea necesario por los equipos de Subvenciones y Adquisiciones.
- Asegurar el cumplimiento de todos los asuntos confidenciales relacionados con el desempeño de sus funciones.
Qualifications:
- High school diploma is required. Currently enrolled in bachelor’s degree program in a related discipline (e.g., accounting, business administration) is preferred.
- Minimum one year of experience in grants administration required.
- Minimum two years of experience in procurement or administrative processes is required, preferably in a development project setting.
- Experience with USAID and OTI projects is highly preferred.
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment and adapt to changing circumstances.
- Ability to work effectively under pressure.
- Strong organizational and communication skills.
- Proficiency in Excel and Word.
- Fluency in Spanish is required. Fluency in English is preferred.
MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.
We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.
MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.
Reasonable Accommodations:
MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
Project opportunity
U.S. Teams and Clients
Democracy, Rights, and Governance (International Development)
Perfil Requerido:
- Se requiere diploma de escuela secundaria. Se prefiere una Licenciatura o un/a estudiante universitario/a actual que estudie en una disciplina relacionada (por ejemplo, contabilidad, administración de empresas).
- Se requiere al menos un año de experiencia en administración de subvenciones.
- Se requiere al menos dos años de experiencia en procesos administrativos o de adquisiciones, preferiblemente en un entorno de proyecto de desarrollo.
- Se prefiere la experiencia con proyectos de USAID y OTI.
- Habilidades organizativas sólidas y capacidad de gestionar prioridades múltiples en un entorno acelerado.
- Dominio de Excel y Word.
- Excelentes habilidades de comunicación y capacidad de trabajar eficazmente bajo presión.
- Flexibilidad y adaptabilidad a las circunstancias cambiantes.
- Se requiere fluidez en español. Se prefiere la fluidez en inglés.
MSI es un empleador con igualdad de oportunidades que valora la diversidad y la inclusión. Nos esforzamos por desarrollar y mantener una cultura que honre las perspectivas e identidades de nuestros empleados, nuestras comunidades y los afectados por nuestro trabajo.
No discriminamos por ningún atributo protegido, como la raza, la religión, el color, el origen nacional, el género, la orientación sexual, la identidad de género, la expresión de género, la edad, el estado civil o de veterano, el embarazo o la discapacidad, o cualquier otro motivo protegido por la ley aplicable. De acuerdo con la ley, hacemos ajustes razonables para las prácticas y creencias religiosas de los solicitantes y empleados, así como para cualquier necesidad de salud mental o discapacidad física.
MSI es un empleador de igualdad de oportunidades/acción afirmativa/empleador de estadounidenses con discapacidades/veteranos.
Adaptaciones para Personal Discapacitado:
MSI se dedica a contratar una fuerza de trabajo inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, visite la página de asistencia para personas con discapacidad de Tetra Tech. Nuestro equipo de contratación espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables a los candidatos.
Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.
Oportunidad de Proyecto
Equipos y Cientes EE.UU.
Democracia, Derechos y Gobernanza (Desarrollo Internacional)