Junior Procurement Specialist, Programa Colombia Transforma

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

The USAID/OTI Colombia Transforma 3 Program seeks to demonstrate the transformative power of the Peace Accord implementation in Colombia. To achieve this goal, the program works to strengthen leadership and collaboration between the Government of Colombia (GOC) and key territorial actors to accelerate implementation of the Peace Accord. The program works directly with the GOC at national, departmental, and local levels, with local organizations, and directly with communities to pursue robust and collaborative Peace Accord implementation. This collaborative approach helps to demonstrate that an integrated, comprehensive approach to the conflict also provides solutions to some of the country's biggest problems, including rural insecurity, land formalization, and illicit economies. Implicit in this approach is support to the GOC in understanding the unique post-accord drivers of instability and support for piloting innovative solutions. The program operates primarily through an extensive portfolio of small, primarily in-kind grants, seizing on local windows of opportunity in pursuit of both individual regional objectives and broader program goals. The program operates from a main office in Bogotá, with significant field office presence across multiple Colombian departments.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The Junior Procurement Specialist (JPS) will be a part of the procurement team of Colombia Transforma and will be based in Bogotá, under the supervision of the Procurement Specialist (PS). The position will support the Procurement Specialist in requesting quotes for purchases, completing the selection matrix, legal documents of suppliers, physical and electronic archiving, coordination of material deliveries to beneficiaries of the program, coordination of logistics under activities, preparation of documents for requests for advances and payments, in coordination with the Procurement Specialist. The position is a fixed-term labor contract.

Responsibilities:

• Provide administrative support for logistics and procurement activities as requested by the program team or the Procurement Specialist and Procurement Manager.
• Support the Program Team (EP) in obtaining quotations and other processes during the structuring phase of the budgets for the activities.
• Prepare and launch the Request for Proposals, receive the proposals, and fill out the selection matrix.
• Document all the processes of request of quotation and to archive all the documents that support it, in electronic means in the folder of each activity.
• Organize, scan and record information related to purchases on Transforma server and the procurement platform.
• Conduct Verification in Lists (ATVs), suppliers and subcontractors.
• Coordinate with the Grants Specialist, Procurement Specialist, and Junior Grants Specialist purchasing requests.
• Help maintain an up-to-date list of suppliers and subcontractors.
• Effectively serve as liaison between the Program Team (EP), Procurement Specialist and finance area team to provide the documentation needed to issue the payments related to the activities.
• Support the tracking of procurement processes to advance in accordance with the implementation plan of each activity.
• Attend field meetings and other meetings and provide note-taking support as requested.
• Support in Bajo Cauca in the verification and delivery of materials and equipment to the beneficiaries under agreements in kind.
• Support coordination of activities that require logistics, such as events, workshops, transportation, food, and lodging.
• Assist with special projects and tasks in support of the Procurement Specialist, Program Team, and other members of the procurement team, as needed.
• Maintain absolute discretion and professionalism regarding all confidential matters related to the performance of their duties.
• Develop and maintain cordial, open professional relationships with other members of the field program team.
• Arrange travel at local or national level as required.
• Track the status of all executed and running processes.
• Perform any other duty that the Procurement Specialist or Procurement Manager may determine.

Perfil de la Compañía:

Management Systems International (MSI), una empresa de Tetra Tech, es una consultora de gestión del área metropolitana de Washington, D.C., con una trayectoria de 40 años de resultados para nuestros clientes. Nuestra experiencia se encuentra en los campos de seguimiento y evaluación; democracia y gobernabilidad; paz y estabilidad; estado de derecho y responsabilidad; educación; género e inclusión; comunicaciones estratégicas; y liderazgo y desarrollo organizacional. MSI ha implementado proyectos en 90 países de todo el mundo, como Colombia, Indonesia, Jordania, Kenia, México, Nigeria, Pakistán, Siria y Ucrania, y trabaja a nivel nacional. Apoyamos a clientes que van desde el gobierno de los Estados Unidos (por ejemplo, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, los Departamentos de Estado y Trabajo de los Estados Unidos y la Corporación del Desafío del Milenio) hasta grandes donantes bilaterales y multilaterales (por ejemplo, el Banco Mundial y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). También trabajamos con gobiernos nacionales y locales, organizaciones no gubernamentales (ONG), think tanks, fundaciones y universidades. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

El Programa Colombia Transforma 3 de USAID/OTI busca demostrar el poder transformador de la implementación del Acuerdo de Paz en Colombia. Para lograr este meta, el programa trabaja para fortalecer el liderazgo y la colaboración entre el Gobierno de Colombia (GDC) y actores territoriales clave para acelerar la implementación del Acuerdo de Paz. El programa trabaja directamente con el GDC a nivel nacional, departamental y local, con organizaciones locales y directamente con las comunidades para lograr una implementación sólida y colaborativa del Acuerdo. Este enfoque colaborativo ayuda a demostrar que un enfoque integrado e integral del conflicto también proporciona soluciones a algunos de los mayores problemas del país, incluida la inseguridad rural, la formalización de la tierra y las economías ilícitas. Implícito en este enfoque está el apoyo al GDC para comprender los factores únicos de inestabilidad posteriores al acuerdo y el apoyo para poner a prueba soluciones innovadoras. El programa opera principalmente a través de una amplia cartera de pequeñas donaciones, principalmente en especie, en respuesta a las oportunidades locales, objetivos regionales individuales, y metas más amplias del programa. El programa opera desde una oficina principal en Bogotá, con una importante presencia de oficinas de campo en varios departamentos de Colombia.

**Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.**

Resumen del Cargo:

El cargo Especialista Jr. De Compras (JPS) por su abreviatura en inglés es parte del equipo de gestión de adquisiciones de Colombia Transforma y su base será en Bogotá, bajo la supervisión del Especialista de Compras (PS, por su abreviatura en inglés). Esta posición apoya al Especialista de Compras, en la solicitud de cotizaciones para compras, matriz de selección, documentos legales de proveedores, archivo físico y electrónico, coordinación de entregas de materiales a beneficiarios del programa, coordinación de logística bajo actividades, elaboración de documentos para solicitudes de anticipos y pagos, en coordinación con los Especialistas de Compras. Contrato laboral a término fijo.

Responsabilidades:

• Brindar apoyo administrativo para actividades logísticas y de adquisiciones, según lo solicitado por el equipo del programa o por los Especialistas de Compras y el Gerente Adquisiciones (PM por sus siglas en inglés).
• Apoyar al Equipo Programático (EP) de Bajo Cauca, en la obtención de cotizaciones y demás procesos durante la fase de estructuración de los presupuestos para las actividades.
• Preparar y lanzar la solicitud de cotizaciones, recibir las propuestas y diligenciar la matriz de selección.
• Documentar todos los procesos de solicitudes de cotización y archivar todos los documentos que lo soportan, en medios electrónicos en la carpeta de cada actividad. Organizar, escanear y registrar la información relacionada con las compras en el servidor Transforma y en la plataforma de compras.
• Realizar la verificación en listas Conduct Verification in Lists (ATV), de los proveedores y subcontratistas.
• Coordinar con el Especialista de Subvenciones, Especialista de Compras y Especialista Junior de Subvenciones las solicitudes de Compras.
• Ayudar a mantener una lista actualizada de los proveedores y subcontratistas.
• Servir de manera efectiva como enlace entre el Equipo Programático (EP) el Especialista de Compras y el equipo del área de finanzas para proporcionar la documentación necesaria para emitir los pagos relacionados con las actividades.
• Apoyar el rastreo de los procesos de compras para que avancen de acuerdo con el plan implementación de cada actividad.
• Asistir a reuniones de campo y demás reuniones y prestar apoyo en la toma de notas según se solicite.
• Apoyar en Bajo Cauca conforme solicitud, en la verificación y entrega de materiales y equipos a los beneficiarios bajo convenios en especie.
• Apoyar en la coordinación de actividades que requiera logística (eventos, talleres, transporte, alimentación, hospedaje).
• Ayudar con proyectos especiales y tareas en apoyo del Especialista de Compras, el Equipo Territorial y otros miembros del equipo de compras, según sea necesario.
• Cualquier otro deber que podrá determinar el Especialista de Compras o Gerente de Adquisiciones.
• Mantener absoluta discreción y profesionalismo respecto de todos los asuntos confidenciales, relacionados con el desempeño de sus funciones.
• Desarrollar y mantener relaciones cordiales, abiertas profesionales con los otros miembros del equipo del programa de campo.
• Hacer desplazamientos a nivel local o nacional según sea requerido.
• Hacer seguimiento del estado de todos los procesos ejecutados y en ejecución.