Grants Officer
Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.
**Please note: Only Haitian citizens are eligible for this position**
Position Summary:
The Grants Officer will be primarily responsible for conducting grantee eligibility checks, developing, and tracking activity budgets, drafting grant agreements, negotiation memos, and modifications, drafting consulting agreements for consultants under activities, and maintaining all program related files. The Officer will maintain regular communication with the grantees and conducts site visits, ensuring that all deliverables are met. The position will work closely with the Program Team for monitoring and ensuring compliance with the grant implementation plan. This position is a fixed-term labor contract and is based in Port-au-Prince, Haiti.
Responsibilities:
- Liaise with communities and counterparts within government entities in assigned geographic area to assist the Program Development Officer (PDO) with the development of activities and guide the implementation of projects.
- Develop and maintain transparent, friendly, open, and professional relationships with local counterparts, beneficiaries, and other international organizations, as well as local and national authorities.
- Provide weekly updates on grant implementation to the rest of the program team, utilizing the activity database, meetings, and other tools.
- Create and edit budgets for grant agreements in coordination with the PDO.
- Review and adjust grant budgets in consultation with the Procurement Team.
- Ensure proper negotiation of the terms and conditions for Grants Under Contract, both cash and in-kind, and review and analyze budget estimates, for cash or in-kind grants, for allocability, reasonableness, and consistency.
- Ensure the proper preparation and execution of grant documents and grant disbursements consistent and compliant with United States Agency for International Development (USAID) and MSI requirements, procedures, and best practices.
- Track any changes in the financial needs of an activity and modify budgets as necessary using the activity database.
- Complete excluded party verifications and negotiation memos.
- Maintain accurate and timely program and grant documentation in electronic, hard copy and back-up copies, and ensure that completed grants are closed in a timely manner according to deadlines.
- Support the PDO with data collection, as needed, and with contributions to the final evaluation reports.
- Review all grantee deliverables, with the support of the PDO, for the final approval by the Operations Manager for grant close out.
- Have constant and close communication with the Program Team in anticipation of contingencies.
- Ensure that Grants has been managed in response to the Program needs in coordination with the supervisor.
Profile de l’organisation:
Management Systems International (MSI), une compagnie Tetra Tech, est une société de développement international basée dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec 40 ans d'expérience dans le développement à travers le monde. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation (S&E), du développement institutionnel, de la gestion du secteur public, de la gouvernance et de la lutte contre la corruption. MSI mène de nombreux projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Jordanie, le Maroc, le Liban, la Syrie, le Pakistan, la Colombie et le Mexique. Une des entreprises principales dans ce domaine, MSI s'est associée à d’autres organisations provenant de tous les secteurs du développement international afin de soutenir des clients allant des donateurs bilatéraux et multilatéraux tels que USAID, la Banque mondiale et le PNUD, à des gouvernements nationaux et locaux, des ONG, des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre site web à l'adresse www.msiworldwide.com.
**Attention: Seuls les citoyens d’Haiti sont éligibles à ce poste**
Résumé du poste:
Ce poste est principalement responsable de la vérification de l'éligibilité des bénéficiaires, de l'élaboration et du suivi des budgets des activités, de la rédaction des accords de subvention, des notes de négociation et des modifications, de la rédaction des accords de conseil pour les consultants dans le cadre des activités et de la tenue de tous les dossiers liés au programme. Le/La Gestionnaire maintient une communication régulière avec les bénéficiaires et effectue des visites sur site, en veillant à ce que tous les livrables soient atteints. Le poste travaillera en étroite collaboration avec l'équipe du programme pour surveiller et assurer la conformité avec le plan de mise en œuvre de la subvention. Ce poste sera assorti d'un contrat de travail à durée déterminé, est basé à Port-au-Prince, en Haïti.
Activités principales:
- Assurer la liaison avec les collectivités et les homologues au sein des entités gouvernementales dans la région géographique désignée pour aider l’Agent de Développement des Programmes (ODP) à élaborer les activités et à orienter la mise en œuvre des projets.
- Élaborer et maintenir la transparence, des relations amicales, ouvertes et professionnelles avec les homologues locaux, les bénéficiaires et d’autres organisations internationales, ainsi qu’avec les autorités locales et nationales.
- Fournir des mises à jour hebdomadaires sur la mise en œuvre des subventions au reste de l’équipe du programme, en utilisant la base de données d’activités, les réunions et d’autres outils.
- Créer et modifier les budgets pour les accords de subvention en coordination avec l’ODP.
- Examiner et ajuster les budgets des subventions en consultation avec l’équipe d’approvisionnement.
- Veiller à la bonne négociation des modalités des subventions en vertu du contrat, en espèces et en nature, et examiner et analyser les estimations budgétaires, pour les subventions en espèces ou en nature, pour en déterminer l’admissibilité, le caractère raisonnable et la cohérence.
- Veiller à la préparation et à l’exécution adéquates des documents de subvention et des décaissements de subvention conformément aux exigences, procédures et pratiques exemplaires de l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) et de MSI.
- Suivre l’évolution des besoins financiers d’une activité et modifier les budgets au besoin à l’aide de la base de données des activités.
- Effectuer les vérifications et les notes de négociation des parties exclues.
- Conserver des documents de programme et de subvention exacts et opportuns en version électronique, en copie papier et en copie de sauvegarde, et veiller à ce que les subventions terminées soient fermées en temps opportun, conformément aux échéances.
- Aider l’ODP à recueillir des données, au besoin, et à contribuer aux rapports d’évaluation finaux.
- Examiner tous les produits livrables des bénéficiaires, avec le soutien de l’ODP, pour obtenir l’approbation finale du gestionnaire des opérations en vue de la clôture de la subvention.
- Communiquer constamment et étroitement avec l’équipe du programme en prévision des éventualités.
- S’assurer que les subventions ont été gérées en fonction des besoins du programme en coordination avec le superviseur.
Qualifications:
- Minimum Bachelor’s degree in a relevant field is required.
- Minimum three years of experience in grants or procurement roles on development projects is required.
- Minimum one year of specific experience with USAID project is highly desirable.
- Specialized training in grants or logistics management and knowledge of USAID grants policies and procedures required.
- Experience training or delivering technical assistance in grants management to local NGOs/CSOs and other beneficiaries required.
- Experience supervising team, including team coaching and day to day oversight required.
- Experience maintaining professional relationships with local counterparts, beneficiaries, contractors, suppliers, other international organizations, as well as local and national authorities.
- Experience working in remote and complex areas.
- Advanced computer skills, specifically in Microsoft Office Suite Word, Excel, and Outlook required.
- Strong financial, reporting, interpersonal, communication, organizational, time management, and proactive problem-solving skills required.
- Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.
- Ability to travel to other project implementation locations required.
- Fluency in French is required. Fluency in English and Creole is preferred.
MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.
We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.
MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.
Reasonable Accommodations:
MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
Qualifications:
- Un diplôme Universitaire dans un domaine connexe est requis.
- Minimum trois ans d’expérience en subventions ou en approvisionnement dans le cadre de projets de développement est requis.
- Une année d’expérience spécifique avec le projet USAID est hautement souhaitable.
- Formation spécialisée en gestion des subventions ou de la logistique et connaissance des politiques et procédures de subventions de l’USAID.
- Expérience de la formation ou de la prestation d’une assistance technique en matière de gestion des subventions aux ONG/OSC locales et aux autres bénéficiaires requis.
- Expérience de la supervision d’une équipe, y compris du coaching d’équipe et de la supervision quotidienne requise.
- Compétences avancées en informatique, notamment dans Microsoft Office Suite Word, Excel et Outlook.
- Détermination, engagement, efficacité et adaptabilité requis.
- Solides compétences en matière de finances, de rapports, de relations interpersonnelles, de communication, d’organisation, de gestion du temps et de résolution proactive de problèmes.
- Capacité de se rendre à d’autres emplacements de mise en œuvre du projet.
- Capacité avérée à entretenir des relations professionnelles avec des homologues locaux, des bénéficiaires, des entrepreneurs, des fournisseurs, d’autres organisations internationales, ainsi qu’avec les autorités locales et nationales.
- Expérience de travail dans des régions éloignées et complexes.
- Capacité de travailler efficacement et collégialement sous pression dans un environnement stressant et avec des collègues de milieux différents.
- Maîtrise du français requise. Niveau avancé en anglais et créole est de préférence.
MSI est un employeur à chances égales qui valorise la diversité et l’inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos collectivités et de ceux qui sont touchés par notre travail.
Nous ne faisons pas de discrimination en fonction d’un attribut protégé, y compris la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, l’état matrimonial ou l’état d’ancien combattant, la grossesse ou l’invalidité, ou tout autre motif protégé en vertu de la loi applicable. Conformément aux lois applicables, nous prenons des mesures d’adaptation raisonnables pour les pratiques et croyances religieuses des demandeurs et des employés, ainsi que pour tout besoin en matière de santé mentale ou d’incapacité physique.
MSI est un employeur d’égalité des chances / Affirmative Action / Americans with Disabilities / Veterans Employer.
Mesures d’adaptation raisonnables:
MSI se consacre à l’embauche d’un effectif inclusif. Si vous souhaitez demander des mesures d’adaptation raisonnables pendant le processus de demande, veuillez consulter la page Assistance invalidité de Tetra Tech. Notre équipe de recrutement a hâte de participer à un processus interactif pour offrir des mesures d’adaptation raisonnables aux candidats.
Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Aucun appel téléphonique, s’il vous plaît.