Finance Officer, CART Project
Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.
Project Summary:
The USAID Central Africa Regional Third-Party Monitoring (CART) project establishes independent, impartial, timely, responsive, contextualized, and forward-looking third-party monitoring (TPM) and operational support services. CART provides a comprehensive range of verification and outcome monitoring and learning services that increase USAID BHA’s and its implementing partners’ (IP) understanding of the outputs, outcomes, progress, challenges, successes, results, and lessons learned for both emergency and non-emergency activities within Central Africa Republic (CAR), Democratic Republic of the Congo (DRC), and Republic of Congo (ROC). This project seeks to improve BHA’s capability to utilize humanitarian assistance resources to ameliorate the drivers of poverty and malnutrition characterized by complex emergencies within the region.
**Please note: Only citizens of Central Africa Republic are eligible for this position**
Position Summary:
The Finance Officer will be responsible for all financial, administrative, and operational tasks associated with the project’s CAR office. This position will report directly to the Director of Finance and Administration and will be based in Bangui, CAR.
Responsibilities:
- Oversee the Bangui office’s day-to-day financial management and accounting.
- Maintain and manage field accounts, in coordination with the Director of Finance and Administration and MSI Headquarters (HQ).
- Prepare and track activity budgets and budget projections.
- Review vouchers and payment requests, including proper back-up documentation to ensure compliance with MSI and USAID policies, procedures, rules, and regulations.
- Maintain complete, accurate and timely financial records in compliance with USAID and MSI policies and procedures.
- Assist with developing financial reports as needed.
- Help reconcile monthly accounts and submit receipts and invoices to MSI HQ as required.
- Set up and oversee management of field office financial paper and electronic filing system, in coordination with MSI HQ.
- Track staff travel advances and ensure they are reconciled in accordance with MSI’s policy.
- Ensure monthly payroll and payment of taxes to country statutory bodies on time, in coordination with the Director of Finance and Administration.
- Ensure adherence to USAID rules and regulations and subject matter relevant laws of the CAR.
- Process bank and cash transactions, including reconciliations.
- Maintain adequate administrative and financial controls and records pursuant to MSI’s financial and administrative procedures.
- Support the team organizing and conducting training sessions, events, and workshops, including booking venues and other logistics, preparing training materials and attendance sheets, and coordinating travel for participants and staff.
- Provide logistical support to staff and consultants travelling, by booking accommodation, renting car, flight reservations including UNHAS and other transport needs for field visits in CAR context.
- Oversee office maintenance needs and issues for general repair (air conditioning, generator, etc.) and ensure that office is well kept and maintained.
- Coordinate procurements, including preparing purchase request, requesting for quotations, and issuing purchase orders.
- Ensure that operational services and contracts are maintained and renewed accordingly such as rent, utilities, and internet.
- Ensure timely payments for operational costs such as rent, service fees, and utilities.
- Oversee the tasks of the Project Driver and ensure project vehicle policies are followed such as the use of vehicle logbook and fuel management.
- Ensure proper management of office equipment, maintain equipment list and coordinate asset inventory.
- Perform other tasks as needed.
Profile de la compagnie:
Management Systems International (MSI), une compagnie Tetra Tech, est une société de conseil en gestion dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec une histoire de 40 ans dans la fourniture de résultats à nos clients. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation (S&E), démocratie et gouvernance ; paix et stabilité ; état de droit et responsabilité ; éducation ; genre et inclusion ; communication stratégique ; et le leadership et le développement organisationnel. MSI a mis en œuvre les projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Colombie, l’Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l’Ukraine, et travaille au niveau national. Nous soutenons des clients allant du gouvernement américain (par exemple, l’USAID, le Département de Défense, le Départements d'État et du Travail, et la Millennium Challenge Corporation) aux grands donateurs bilatéraux et multilatéraux (par exemple, la Banque mondiale et le Programme des Nations Unies pour le développement). Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus d'informations, veuillez visiter notre site web à l'adresse www.msiworldwide.com
Résumé du Projet:
Le projet de l’USAID Central Africa Regional Third-Party Monitoring (CART) établit et met en œuvre un mécanisme de suivi par tier qui est indépendant, impartial, réactif, contextualisé et prospective avec des services de soutien opérationnel. CART fournit une gamme complète de services de vérification et de suivi des résultats, et d'apprentissage qui permettront aux partenaires du Bureau de l’USAID en charge de l’Assistance Humanitaire (BHA) de mieux comprendre les réalisations, les résultats, les progrès, les défis, les succès, les résultats et les leçons apprises pour les projets d'urgence et non-urgence en République Démocratique du Congo (RDC), République Centrafricaine (RCA) et la République du Congo (RC). Le projet CART vise à améliorer la capacité de l’USAID BHA à utiliser les ressources destinées à l'assistance humanitaire pour atténuer les facteurs de pauvreté et de malnutrition caractérisés par des situations d’urgence complexes dans la région
**Remarque: Seuls les citoyens de république centrafricain peuvent prétendre à ce poste**
Résumé de la Position:
Le Chargé de Finances, basé à Bangui, CAR sera chargé de toutes les tâches financières, administratives et opérationnelles associées au bureau du projet à Bangui. Ce poste est directement rattaché au Directeur Administratif et Financier.
Responsabilités:
- Superviser la gestion financière et la comptabilité du bureau de Bangui a au quotidien.
- Maintenir et gérer les comptes sur le terrain, en coordination avec le Directeur Administratif et Financier et le siège de MSI.
- Préparer et suivre les budgets d'activité et les projections budgétaires.
- Examiner les pièces justificatives et les demandes de paiement, y compris les documents justificatifs appropriés, afin de garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de MSI et de l'USAID.
- Maintenir des dossiers financiers complets, précis et opportuns, conformément aux politiques et procédures de l'USAID et de MSI.
- Aider à développer des rapports financiers selon les besoins.
- Aidez à réconcilier les comptes mensuels ; soumettez les reçus et les factures au siège de MSI, si nécessaire.
- Mettre en place et superviser la gestion du système de classement financier du bureau de terrain (à la fois papier et électronique), en coordination avec le siège de MSI.
- Faire le suivi des avances de voyage du personnel et s'assurer qu'elles sont réconciliées conformément à la politique de MSI.
- Assurer la paie mensuelle et le paiement des impôts aux organes statutaires du pays dans les délais, en coordination avec le Directeur Administratif et Financier.
- Assurer le respect des règles et règlements de l'USAID et des lois de la république centrafricaine pertinentes en la matière.
- Traiter les transactions bancaires et de trésorerie, y compris les rapprochements.
- Maintenir le contrôle des dossiers administratifs et financiers adéquats conformément aux procédures financières et administratives de MSI.
- Fournir un soutien logistique au personnel et aux consultants pendant les voyages et missions de terrain, en assurant les réservations d’hôtel pour l’hébergement, les locations de véhicules pour les déplacements, les réservations de vols, y compris l'UNHAS et tout autre besoin de transport pour les visites sur le terrain dans le contexte de la RCA.
- Superviser les besoins d'entretien du bureau et les problèmes de réparation générale (climatisation, groupe électrogène, etc.) et s'assurer que le bureau est bien entretenu et tenu propre.
- Coordonner les achats (préparer les demandes d'achat et demandes des devis et émettre des bons de commande).
- S'assurer que les services opérationnels et les contrats sont maintenus et renouvelés de manière appropriée (loyer, services, Internet).
- Assurer le paiement dans le temps des coûts opérationnels tels que le loyer, les frais de service, et autres fournitures.
- Superviser les tâches du chauffeur du projet et s'assurer que la politique des véhicules de projet est suivie (utilisation du journal de bord du véhicule, gestion du carburant).
- Assurer la bonne gestion des équipements et du matériel de bureau, tenir à jour la liste des équipements et coordonner l'inventaire des biens.
- Effectuer toutes autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications:
- Bachelor’s degree in accounting finance, business administration or relevant field is required.
- Minimum five years of experience in finance and administrative and/or operational management required, preferably in an international organization.
- Minimum three years of experience working for a USAID project is desirable, including experience in accounting for similar projects financed by donors.
- Experience working with confidential information is required.
- Understanding of the principles of adequate documentation and audit, and of the procedures necessary to ensure audit compliance.
- Knowledge of USAID rules and regulations in the areas of financial management, procurement and compliance required.
- Knowledge of Microsoft Office Suite programs, such as Word, PowerPoint, and Excel, is required.
- Strong communication, attention to detail, multi-tasking, problem solving, organizational, and time-management skills required.
- Fluency in written and oral French is required. Fluency in written and oral English is preferred.
MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.
We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.
MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.
Reasonable Accommodations:
MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
Qualifications:
- Licence en comptabilité-finances, en administration des affaires ou dans un domaine pertinent requis.
- Minimum de cinq ans d'expérience en finances et en gestion administrative et/ou opérationnelle, de préférence dans une organisation internationale.
- Au moins trois ans d'expérience de travail pour un projet USAID est souhaitable, avec une expérience de la comptabilité pour des projets similaires financés par des donateurs.
- Une connaissance approfondie des règles et règlements de l'USAID dans les domaines de la gestion financière, des achats et de la conformité est requise.
- Solides compétences multitâches, d'organisation et de gestion du temps. Doit être capable de résoudre des problèmes.
- Compréhension des principes de documentation et d'audit adéquats, et des procédures nécessaires pour assurer la conformité en matière d'audit.
- Forte attention aux détails et capacité à suivre des instructions.
- De solides compétences en communication orale et écrite sont requises.
- Discrétion et respect de la confidentialité sont requis.
- La connaissance des programmes MS Office (Word, PowerPoint, Excel) est requise.
- La maîtrise du français écrit et oral est requise. La maîtrise de l'anglais écrit et oral est préférable.
MSI est un employeur garantissant l'égalité des chances qui valorise la diversité et l'inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos communautés et de ceux qui sont touchés par notre travail.
Nous ne faisons aucune discrimination sur la base d’attributs protégés, y compris la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, l’état matrimonial ou de vétéran, la grossesse ou le handicap, ou toute autre base protégée en vertu de loi applicable. Conformément à la loi en vigueur, nous faisons des aménagements raisonnables pour les pratiques et croyances religieuses des candidats et des employés, ainsi que pour tout besoin de santé mentale ou de handicap physique.
MSI est un employeur soucieux de l'égalité des chances, de l'action positive, des Américains handicapés et des vétérans.
Aménagements Raisonnables:
MSI est dédié à l’embauche d’une main-d’œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des accommodements raisonnables pendant le processus de soumission, veuillez visiter, prière de visiter Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Notre équipe de recrutement se réjouit à l’idée de s’engager dans un processus interactif afin d’offrir des mesures d’adaptation raisonnables aux candidats.
Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Nous vous remercions de ne pas nous contacter par téléphone.