Administrative Assistant, OTI CEIBA Programa

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

In close coordination with the U.S. Embassy and U.S. Agency for International Development (USAID), the USAID/Office of Transition Initiatives (OTI) Guatemala program’s initial goal will be to increase peaceful and productive public participation in the country’s democratic reform process. The program will operate primarily through a small grants mechanism and will rely on ongoing analysis of the local context to inform programming. The underlying assumptions, theories, and methodology that guide strategic planning and activity development may evolve over time depending on the shifting context in program areas and lessons the program has learned through implementation. The program’s objectives are also subject to change but may include supporting the Government of Guatemala in engaging Guatemalan citizens in ongoing policy reform efforts; and strengthening the Government’s ability to demonstrate tangible progress in these efforts.

**Please note: Only Guatemalan citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The Administrative Assistant will be responsible for supporting the operational and administrative management of the CEIBA Program, ensuring that the logistical and administrative processes are executed efficiently, supporting the Human Resources (HR) and Administration Coordinator.

Responsibilities:

• Responsible for the general administrative operations of the office.
• Welcome all office guests and answer the office phone, serving the reception area.
• Responsible for the control of the Biometric entry and exit to the office, its correct operation, as well as the registration and deregistration of users, as appropriate.
• Execute and monitor the ongoing inventory and acquisition of office, kitchen, and cleaning supplies.
• Maintain solid guidelines regarding the appropriate use of project assets.
• Supervise the general cleaning of the offices, verifying with the support of the Cleaning and Maintenance Assistant that the established daily routines are complied with.
• Organize, file, and collect the necessary financial and programmatic information, related to the functions and administration of the project in coordination with the supervisor.
• Coordinate the arrangements for meetings / events on site, including monitoring the calendar of meeting rooms and coordinating the special requirements of applicants.
• Provide logistical organizational support for visiting consultants.
• Support administrative, financial, and logistical activities as needed.
• Manage petty cash funds, according to established policies.
• Validate visitor parking tickets, keeping track of them, and making a verification report upon receiving the monthly bill.
• Coordinate transportation and lodging requirements for Program staff, in accordance with established guidelines.
• Coordinate the travel and errand assignment calendar for the program drivers.
• Supervise that the drivers properly follow up on the maintenance of institutional vehicles, including refueling, vehicle washing, preventive and corrective maintenance when appropriate, among others.
• Support the organization of logistics and event planning, as well as maintain a file of any related approval documentation.
• Make follow-up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other important communications.
• Organize supporting documentation for payments issued by the project, corresponding to their area.
• Review Pilot travel expense reports and provide feedback for review.
• Review refueling reports for approval by the HR and Administration Coordinator.
• Maintain absolute discretion and professionalism in all confidential matters discussed within the office and encountered in the performance of duties.
• Maintain a weekly calendar and daily follow-up of field visits, keeping Program security staff informed of staff movements.
• Coordinate with the HR and Administration Coordinator the acquisition of equipment, supplies and services for the office.
• Conduct administrative procurement for the program, including the process of searching for suppliers, quotes, preparation of purchase orders, receipt of merchandise and payment process to suppliers, as well as other procurement-related activities, following MSI and donor guidelines.
• Support the HR and Administration Coordinator in monitoring renewals of service contracts, insurance, and other related contracts.
• Control the inventory of the team's fixed assets, adding or removing the equipment, according to the established guidelines alongside the Administration and Finance Assistant, IT Officer, and HR and Administration Coordinator.
• Control the use of office equipment such as printers, projectors, cameras, and others, which must have an exit and entry record as part of the inventory control alongside the IT Officer.
• Follow up with the building administration on the use of parking, entry card requirements, supplier registration, and other related issues.
• Support in the review of monthly office service payments including parking, electricity, water, and maintenance.
• Coordinate the scheduling of preventive maintenance of office equipment.
• Support HR activities as required.
• Perform any other assignment that is determined.

Perfil de la Compañía:

Management Systems International (MSI), una empresa de Tetra Tech, es una consultora de gestión del área metropolitana de Washington, D.C., con una trayectoria de 40 años de resultados para nuestros clientes. Nuestra experiencia se encuentra en los campos de seguimiento y evaluación; democracia y gobernabilidad; paz y estabilidad; estado de derecho y responsabilidad; educación; género e inclusión; comunicaciones estratégicas; y liderazgo y desarrollo organizacional. MSI ha implementado proyectos en 90 países de todo el mundo, como Colombia, Indonesia, Jordania, Kenia, México, Nigeria, Pakistán, Siria y Ucrania, y trabaja a nivel nacional. Apoyamos a clientes que van desde el gobierno de los Estados Unidos (por ejemplo, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, los Departamentos de Estado y Trabajo de los Estados Unidos y la Corporación del Desafío del Milenio) hasta grandes donantes bilaterales y multilaterales (por ejemplo, el Banco Mundial y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). También trabajamos con gobiernos nacionales y locales, organizaciones no gubernamentales (ONG), think tanks, fundaciones y universidades. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

En estrecha coordinación con la Embajada de los Estados Unidos y la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), el objetivo inicial del programa USAID/Oficina de Iniciativas de Transición (OTI) en Guatemala será aumentar la participación pública pacífica y productiva en el proceso de reforma democrática del país. El programa funcionará principalmente a través de un mecanismo de pequeñas subvenciones y se basará en un análisis continuo del contexto local para informar la programación. Los supuestos, teorías y metodología subyacentes que guían la planificación estratégica y el desarrollo de actividades pueden evolucionar con el tiempo dependiendo del contexto cambiante en las áreas del programa y de las lecciones que el programa haya aprendido durante su implementación. Los objetivos del programa también están sujetos a cambios, pero pueden incluir apoyar al Gobierno de Guatemala para involucrar a los ciudadanos guatemaltecos en los esfuerzos de reforma de políticas en curso; y fortalecer la capacidad del Gobierno para demostrar avances tangibles en estos esfuerzos. implementar políticas de reforma basadas en métodos transparentes, participativos y basados en datos.

**Por favor tenga en cuenta que: Solo los ciudadanos/as guatemaltecos/as son elegibles para este cargo.**

Resumen del Cargo:

Es el responsable de apoyar en la gestión operativa y administrativa del Programa CEIBA, asegurando que los procesos logísticos y administrativos se ejecuten de manera eficiente, apoyando al Coordinador de Recursos Humanos y Administración.

Responsabilidades:

• Responsable de las operaciones administrativas generales de la oficina.
• Dar la bienvenida a todos los invitados de la oficina y contestar el teléfono de la oficina, atendiendo el área de Recepción.
• Responsable del control del Biométrico de entrada y salida a la oficina, su correcto funcionamiento, así como el alta y baja de usuarios, según corresponda.
• Ejecutar y monitorear el inventario continuo y la adquisición de suministros de oficina, cocina y limpieza; y mantener pautas sólidas con respecto al uso apropiado de los activos del proyecto.
• Supervisar la limpieza general de las oficinas, verificando con el apoyo de la Asistente de Limpieza y Mantenimiento que las rutinas diarias establecidas sean cumplidas a conformidad.
• Organizar, archivar y recopilar la información financiera y programática necesaria, relacionada con las funciones y administración del proyecto en coordinación con el supervisor.
• Coordinar los arreglos para reuniones / eventos en el lugar, que incluyen el control del calendario de las salas de reuniones y la coordinación de los requerimientos especiales de los solicitantes.
• Brindar apoyo de organización logística para los consultores visitantes.
• Apoyar las actividades administrativas, de finanzas y de logística según sea necesario.
• Administrar los fondos de caja chica, según las políticas establecidas.
• Validar los tickets de parqueo de visitantes, llevando el control de los mismos y haciendo un informe de verificación al momento de recibir la factura de cobro mensual.
• Coordinar los requerimientos de transporte y hospedaje del personal del Programa, de acuerdo con los lineamientos establecidos.
• Coordinar el calendario de asignación de viajes y diligencias para los pilotos del programa.
• Supervisar que los pilotos den el adecuado seguimiento al mantenimiento de los vehículos institucionales, que incluye: repostaje de combustible, lavado de vehículo, mantenimientos preventivos y correctivos cuando corresponda, entre otros.
• Apoyar la organización de la logística y planificación de eventos, así como mantener un archivo de cualquier documentación de aprobación relacionada.
• Realizar llamadas de seguimiento para proporcionar confirmación de recepción de correspondencia oficial, reservas y otras comunicaciones importantes.
• Organizar la documentación de respaldo de los pagos emitidos por el proyecto, correspondientes a su área.
• Revisar los informes de gastos de viaje de los Pilotos y proporcionar comentarios para su revisión.
• Revisar los informes de repostaje de combustible, para aprobación del Coordinador de RRHH y Administración.
• Mantener absoluta discreción y profesionalismo en todos los asuntos confidenciales que se discutan dentro de la oficina y que se puedan encontrar en el desempeño de sus funciones.
• Mantener un calendario semanal y un seguimiento diario de las visitas de campo, manteniendo al personal de seguridad del Programa informado de los movimientos del personal.
• Coordinar con el Coordinador de Recursos Humanos y Administración la adquisición de equipos, suministros y servicios para la oficina.
• Realizar las compras administrativas del programa, incluyendo el proceso de búsqueda de proveedores, cotizaciones, elaboración de órdenes de compra, recepción de mercadería y proceso de pago a proveedores, así como otras actividades relacionadas con las compras, siguiendo los lineamientos de MSI y el donante.
• Apoyar al Coordinador de Recursos Humanos y Administración en el seguimiento de renovaciones de contratos de servicios, seguros y otros relacionados.
• Llevar en conjunto con el Asistente de Administración y Finanzas, Oficial de TI y Coordinador de RRHH y Admón., el control del inventario de activos fijos del equipo, dando de alta o baja los equipos, de acuerdo con los lineamientos establecidos.
• Controlar junto con el Oficial de TI, el uso de equipos de oficina como impresoras, cañoneras, cámaras y otros, los cuales deben tener un registro de salida y entrada como parte del control de inventario.
• Dar seguimiento con la Administración del Edificio, al uso de parqueo, requerimiento de tarjetas de ingreso, registro de proveedores y otros temas relacionados.
• Apoyar en la revisión de pagos de servicios mensuales de la oficina: parqueo, electricidad, agua, mantenimiento.
• Coordinar la programación de mantenimientos preventivos de equipo de oficina.
• Apoyar a las actividades de Recursos Humanos según sea requerido.
• Cualquier otra asignación que se determine.