🌎
This job posting isn't available in all website languages

Recruitment Fraud Warning: Learn more to protect yourself.

If you are a current Tetra Tech employee, please apply for career opportunities at the internal jobs website.

Administration Assistant, OTI Guatemala Program

📁
International Development
📅
21600001800 Requisition #

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

 

Project Summary:

In close coordination with the U.S. Embassy and U.S. Agency for International Development (USAID), the USAID/Office of Transition Initiatives (OTI) Guatemala program’s initial goal will be to increase peaceful and productive public participation in the country’s democratic reform process. The program will operate primarily through a small grants mechanism and will rely on ongoing analysis of the local context to inform programming. The underlying assumptions, theories, and methodology that guide strategic planning and activity development may evolve over time depending on the shifting context in program areas and lessons the program have learned through implementation. The program’s objectives are also subject to change but may include supporting the Government of Guatemala in engaging Guatemalan citizens in ongoing policy reform efforts; and strengthening the Government’s ability to demonstrate tangible progress in these efforts.

 

**Please note: Only Guatemalan citizens are eligible for this position**

 

Position Summary:

The Administration Assistant will be responsible for assisting with office and activity coordination, and will coordinate office management issues by setting meetings, receiving goods and ensuring that files are complete. The Assistant will work closely with the Finance and Administration Manager (FAM) and Program Team to organize meetings, reserve lodging and transportation services for local staff and consultants and assist in preparation for trainings and events. This position will be based in Guatemala City, Guatemala.

 

Responsibilities:

  • Responsible for the overall administrative operations of the office.
  • Welcome and attend to all office guests and answer the office phone.
  • Execute and monitor ongoing inventory and procurement of office, kitchen, and cleaning supplies.
  • Maintain strong guidelines regarding appropriate use of project assets.
  • Organize, file, and share necessary financial and program information, related to project functions and administration in coordination with supervisor.
  • Assist with coordinating arrangements for on-site meetings/events, also providing logistical organization support for visiting consultants.
  • Support administrative, financial, budgetary, and logistical activities as required, including management of petty cash payments, reporting, and replenishment.
  • Track costs and approvals related to project travel for local staff and coordinate travel arrangements.
  • Support organization of event logistics and planning, as well as maintain a file of any related approval documentation.
  • Perform follow up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other important communications.
  • Organize supporting documentation for payments issued by the project.
  • Review travel expense reports for local project staff and provide comments for review.
  • Maintain absolute discretion and professionalism towards all confidential matters discussed within the office, and which one might encounter in the execution of their duties.
  • Maintain a weekly calendar and daily tracking of field visits, keeping the Program’s security staff apprised of staff movements.
  • Perform other assignments as determined.

 

Perfil de la Compañía:

Management Systems International (MSI), una empresa de Tetra Tech, es una consultora de gestión del área metropolitana de Washington, D.C., con una trayectoria de 40 años de resultados para nuestros clientes. Nuestra experiencia se encuentra en los campos de seguimiento y evaluación; democracia y gobernabilidad; paz y estabilidad; estado de derecho y responsabilidad; educación; género e inclusión; comunicaciones estratégicas; y liderazgo y desarrollo organizacional. MSI ha implementado proyectos en 90 países de todo el mundo, como Colombia, Indonesia, Jordania, Kenia, México, Nigeria, Pakistán, Siria y Ucrania, y trabaja a nivel nacional. Apoyamos a clientes que van desde el gobierno de los Estados Unidos (por ejemplo, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, los Departamentos de Estado y Trabajo de los Estados Unidos y la Corporación del Desafío del Milenio) hasta grandes donantes bilaterales y multilaterales (por ejemplo, el Banco Mundial y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). También trabajamos con gobiernos nacionales y locales, organizaciones no gubernamentales (ONG), think tanks, fundaciones y universidades. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.

 

Resumen del Proyecto:

En estrecha coordinación con la Embajada de los Estados Unidos y la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), el objetivo inicial del programa USAID/Oficina de Iniciativas de Transición (OTI) en Guatemala será aumentar la participación pública pacífica y productiva en el proceso de reforma democrática del país. El programa funcionará principalmente a través de un mecanismo de pequeñas subvenciones y se basará en un análisis continuo del contexto local para informar la programación. Los supuestos, teorías y metodología subyacentes que guían la planificación estratégica y el desarrollo de actividades pueden evolucionar con el tiempo dependiendo del contexto cambiante en las áreas del programa y de las lecciones que el programa haya aprendido durante su implementación. Los objetivos del programa también están sujetos a cambios, pero pueden incluir apoyar al Gobierno de Guatemala para involucrar a los ciudadanos guatemaltecos en los esfuerzos de reforma de políticas en curso; y fortalecer la capacidad del Gobierno para demostrar avances tangibles en estos esfuerzos.

 

**Por favor tenga en cuenta que: Solo los ciudadanos guatemaltecos son elegibles para este cargo.**

 

Resumen del Cargo: 

El Asistente de Administración es responsable de ayudar con la coordinación de la oficina y las actividades, y se encargará de la gestión de la oficina programando reuniones, recibiendo productos y garantizando que los archivos estén completos. Este puesto trabajará en estrecha colaboración con el Gerente de Finanzas y Administración (FAM) y el Equipo del Programa para organizar reuniones, reservar servicios de alojamiento y transporte para el personal y consultores locales y ayudar en la preparación de capacitaciones y eventos. Este puesto tiene su base en la Ciudad de Guatemala.

 

Responsabilidades:

  • Responsable de las operaciones administrativas generales de la oficina.
  • Dar la bienvenida a todos los invitados de la oficina y conteste el teléfono de la oficina.
  • Ejecutar y monitorear el inventario continuo y la adquisición de suministros de oficina, cocina y limpieza; y mantener pautas sólidas con respecto al uso apropiado de los activos del proyecto.
  • Organizar, archivar y recopilar la información financiera y programática necesaria, relacionada con las funciones y administración del proyecto en coordinación con el supervisor.
  • Ayuda con la coordinación de arreglos para reuniones / eventos en el lugar, y también brinda apoyo de organización logística para los consultores visitantes.
  • Apoyar las actividades administrativas, financieras, presupuestarias y logísticas según sea necesario, incluida la gestión de pagos de caja chica, informes y reposición.
  • Hacer un seguimiento de los costos y aprobaciones relacionados con los viajes del proyecto para el personal local y coordinar los arreglos de viaje.
  • Apoyar la organización de la logística y planificación de eventos, así como mantener un archivo de cualquier documentación de aprobación relacionada.
  • Realizar llamadas de seguimiento para proporcionar confirmación de recepción de correspondencia oficial, reservas y otras comunicaciones importantes.
  • Organizar la documentación de respaldo de los pagos emitidos por el proyecto.
  • Revisar los informes de gastos de viaje para el personal del proyecto local y proporcionar comentarios para su revisión.
  • Mantener absoluta discreción y profesionalismo en todos los asuntos confidenciales que se discutan dentro de la oficina y que se puedan encontrar en el desempeño de sus funciones.
  • Mantener un calendario semanal y un seguimiento diario de las visitas de campo, manteniendo al personal de seguridad del Programa informado de los movimientos del personal.
  • Cualquier otra asignación que se determine.

 

Qualifications: 

  • High School diploma required. Technical studies or degree in business administration preferred.
  • Minimum two years of experience in office administration required, preferably with cooperation programs in the field.
  • Experience working in remote and complex areas.
  • Experience using Microsoft Office Suite, including Excel.
  • Strong adaptability, attention to detail, communication, proactive problem-solving, service oriented, and organizational skills.
  • Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.
  • Fluency in Spanish is required.

 

MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.

 

We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.

 

MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.

 

Reasonable Accommodations:

MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

 

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

 

Requisitos: 

  • Se requiere diploma de escuela secundaria es requerido. Estudios técnicos o licenciatura en administración de empresas es preferido.
  • Al menos dos años de experiencia en administración de oficinas, preferiblemente con programas de cooperación en el campo.
  • Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas.
  • Experiencia en el uso de Excel y MS Office.
  • Altamente organizado, fuerte ética de trabajo y atención a los detalles.
  • Se requieren excelentes habilidades de comunicación, así como: habilidades proactivas para la resolución de problemas de forma independiente y con equipos, una fuerte orientación al servicio, y adaptación al cambio.
  • Capacidad para trabajar de manera eficaz y colegiada bajo presión en un entorno estresante y con colegas de diferentes orígenes.
  • Dominio del Español es requerido.

 

MSI es un empleador con igualdad de oportunidades que valora la diversidad y la inclusión. Nos esforzamos por desarrollar y mantener una cultura que honre las perspectivas e identidades de nuestros empleados, nuestras comunidades y los afectados por nuestro trabajo.

 

No discriminamos por ningún atributo protegido, como la raza, la religión, el color, el origen nacional, el género, la orientación sexual, la identidad de género, la expresión de género, la edad, el estado civil o de veterano, el embarazo o la discapacidad, o cualquier otro motivo protegido por la ley aplicable. De acuerdo con la ley, hacemos ajustes razonables para las prácticas y creencias religiosas de los solicitantes y empleados, así como para cualquier necesidad de salud mental o discapacidad física.

 

MSI es un empleador de igualdad de oportunidades/acción afirmativa/empleador de estadounidenses con discapacidades/veteranos.

 

Adaptaciones para Personal Discapacitado:

MSI se dedica a contratar una fuerza de trabajo inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, visite la página de asistencia para personas con discapacidad de Tetra Tech. Nuestro equipo de contratación espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables a los candidatos.

 

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

My Profile

Create and manage profiles for future opportunities.

Go to Profile

My Submissions

Track your opportunities.

My Submissions

Similar Listings

Guatemala City, GT-GT, Guatemala

📁 International Development

Guatemala City, GT-GT, Guatemala

📁 International Development

Guatemala City, GT-GT, Guatemala

📁 International Development

Featured Categories at Tetra Tech