Executive Secretary

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

**Please note: Only Haitian citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The Executive Secretary will be responsible for all secretarial, clerical, and administrative duties, including the follow-up of files and appointments as handed down by the governing body of the organization. The Secretary will organize processing and circulation of information, documents, and telephone communications. The position will be based in Port-au-Prince, Haiti. The Secretary must be available immediately, for a period of six months with the possibility of renewal.

Responsibilities:

• Support the secretariat of the organization.
• Make appointments and manage the meeting agenda for those concerned.
• Provide support to the coordinator and staff in the composition, drafting, correction of letters, reports, or other documents and ensure their transmission to the persons concerned.
• Ensure the processing of mail, files and documents including recording, sorting, distribution, and archiving.
• Ensure the processing and formatting of documents, notes, letters, decisions, and minutes.
• Take notes and write minutes.
• Reproduce documents.
• File and archive documents including letters, notes, minutes, and decisions.
• Support the organization in the development of work plans.
• Coordinate with donors and draft reports to donors, in particular USAID.
• Prepare meetings including agenda, minutes, reservation of rooms for meetings, etc.
• Distribute meeting minutes via mail.
• Translate administrative documents.
• Supervise the production and multiplication of working documents.
• Greet and direct visitors as well as filter unscheduled visits to respond to requests.
• Answer, filter, and forward calls and messages to the concerned and gather the necessary information for call return.
• Collaborate on administrative aspects in the staff recruitment process.
• Collaborate and participate in the implementation of the organization's onboarding and integration program for new employees and/or interns.
• Update and fill in the employee attendance tracking file.
• Perform data entry including keeping record of absences, sick leave, annual leave, etc.
• Manage postal and courier mail as well as process and stamp the documents received, sort and distribute them.
• Order office supplies and feeding equipment with paper and cartridges.
• Contribute to creating a climate conducive to teamwork.
• Perform other duties as required.

Profile de l’organisation:

Management Systems International (MSI), une compagnie Tetra Tech, est une société de conseil en gestion dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec une histoire de 40 ans dans la fourniture de résultats à nos clients. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation (S&E), démocratie et gouvernance ; paix et stabilité ; état de droit et responsabilité ; éducation ; genre et inclusion ; communication stratégique ; et le leadership et le développement organisationnel. MSI a mis en œuvre les projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Colombie, l’Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l’Ukraine, et travaille au niveau national. Nous soutenons des clients allant du gouvernement américain (par exemple, l’USAID, le Département de Défense, le Départements d'État et du Travail, et la Millennium Challenge Corporation) aux grands donateurs bilatéraux et multilatéraux (par exemple, la Banque mondiale et le Programme des Nations Unies pour le développement). Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre site web à l'adresse www.msiworldwide.com.

**Attention: Seuls les citoyens d’Haiti sont éligibles à ce poste**

Résumé de la position:

La Secrétaire Exécutive sera responsable du secrétariat, du le suivi de certains dossiers et des rendez-vous d’une direction fonctionnelle ou auprès du DG. Organisera pour l’organisation, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications écrites et téléphoniques.  Le poste sera basé à Port-au-Prince, Haïti. Le Secrétaire devra être disponible immédiatement, pour une période de six mois avec possibilité de renouvellement.

Activités principales:

• Assurer le secrétariat de l’organisation.
• Prendre les rendez-vous et gérer l’agenda des réunions pour les concernés.
• Apporter un support au Coordonnateur et au personnel dans la composition, rédaction, correction de lettres, rapports ou autres documents et en assurer la transmission aux personnes concernées.
• Assurer le traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
• Assurer le traitement et la mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux.
• Prendre les notes et rédiger les comptes-rendus.
• Reproduire les documents.
• Classer et archiver les documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions.
• Appuyer l’organisation dans l’élaboration des plans de travail.
• Coordonner avec les bailleurs de fond, en particulier l’USAID.
• Être responsable de la rédaction des rapports aux bailleurs en particulier l’USAID.
• Préparer les réunions, (l'ordre du jour, les comptes rendus, la réservation des salles pour les réunions etc.).
• Diffuser les comptes-rendus de réunion (Mail).
• Traduire les documents administratifs.
• Superviser la production et la multiplication de documents de travail.
• Accueillir les visiteurs, les diriger et filtrer les visites imprévues afin de répondre aux demandes.
• Répondre, filtre, transférer les appels et messages aux concernés et rassembler les informations nécessaires pour retour d’appel.
• Collaborer sur les aspects administratifs dans le processus de recrutement du personnel.
• Collaborer et participer à la réalisation du programme d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et/ou stagiaires de l’organisation.
• Faire la mise à jour et renseigner le fichier de suivi des présences des employés.
• Effectuer l’entrée des données: absences, maladies, etc.
• Gérer le courrier postal et par messagerie. Le traiter et estampiller les documents reçus, les trier et distribuer.
• Commander les fournitures de bureau.
• Alimenter les équipements de bureau en papier et cartouches.
• Contribuer, par son attitude, à créer un climat favorable au travail en équipe.
• Exécuter d’autres tâches selon les besoins et les consignes de la direction.