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Senior Operations Manager, Central Africa Regional Third-Party Monitoring Project

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International Development
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21600001593 Requisition #

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

 

Project Summary:

The USAID Central Africa Regional Third-party Monitoring (CART) is a five-year project aim to establish independent, impartial, timely, responsive, contextualized, and forward-looking third-party monitoring (TPM) and operational support services. CART provides a comprehensive range of verification and outcome monitoring and learning services that increase USAID BHA’s and its implementing partners’ (IP) understanding of the outputs, outcomes, progress, challenges, successes, results, and lessons learned for both emergency and non-emergency activities within Central Africa Republic (CAR), Democratic Republic of the Congo (DRC), and Republic of Congo (ROC). This project seeks to improve BHA’s capability to utilize humanitarian assistance resources to ameliorate the drivers of poverty and malnutrition characterized by complex emergencies within the region.

 

**Please note: Only citizens of the Democratic Republic of Congo are eligible for this position**

 

Position Summary:

The Senior Operations Manager will be responsible for the management and oversight of the CART office in Goma while providing procurement and logistics operations support the day-to-day. In this capacity, the Manager will coordinate with other project teams members to ensure proper functioning of the office, effective procurement of services, goods and materials while adhering to USAID rules and regulations, and internal policies and procedures. The Manager will report to the Finance and Administration Director.

 

Responsibilities:

  • Ensure day to day office management including overseeing staff comply to internal human resources, security, and safety procedures policies and regulations.
  • Represent the organization and the project to the local Government and other provincial statutory bodies (Caisse National de Sécurité Sociale, Direction générale des Impôts, Office Nationale de l’Emploi, Labor inspection)
  • Act as security focal person of Goma office in collaboration with the Security Manager.
  • Liaise with contractual services providers such as health insurance company and ensure quality services are being delivered to the team.
  • Assist the technical team and long- and short-term staff in arranging project TPM site visits including facilitating booking of venues for accommodation, meals, conference facilities, vehicles rental, flights booking and other related services.
  • Prepare the analysis of bids/quotations and prepare the purchase order or contract using MSI’s online contracts and procurement system.
  • Negotiate good payment terms and ensure that payments to suppliers are made quickly and according to the terms of the contract.
  • Organize and coordinate the movement of vehicles.
  • Supervise the drivers and ensure they comply with USAID and MSI policies for the use of vehicles including checking logbooks, consumption rates and other indicators.
  • Track vehicle repairs, maintenance, fuel consumption, and vehicle spare parts.
  • Manage the project equipment inventory and ensure that equipment and materials are used following MSI property management policies.
  • Coordinate with the Finance Officer to ensure that office spending is in line with pipelines.
  • Coordinate with the Security Manager for all vehicles and staff movements.
  • Ensure team cohesion, facilitation of staff weekly coordination meeting and weekly report to CART Field Office Senior Management Team.
  • Perform other duties as assigned.

 

Profile de la compagnie:

Management Systems International (MSI), une compagnie Tetra Tech, est une société de conseil en gestion dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec une histoire de 40 ans dans la fourniture de résultats à nos clients. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation (S&E), démocratie et gouvernance ; paix et stabilité ; état de droit et responsabilité ; éducation ; genre et inclusion ; communication stratégique ; et le leadership et le développement organisationnel. MSI a mis en œuvre les projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Colombie, l’Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l’Ukraine, et travaille au niveau national. Nous soutenons des clients allant du gouvernement américain (par exemple, l’USAID, le Département de Défense, le Départements d'État et du Travail, et la Millennium Challenge Corporation) aux grands donateurs bilatéraux et multilatéraux (par exemple, la Banque mondiale et le Programme des Nations Unies pour le développement). Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus d'informations, veuillez visiter notre site web à l'adresse www.msiworldwide.com

 

Résumé du projet:

L’objectif du programme de l’USAID Central Africa Regional Third-Party Monitoring (CART) est d’établir et mettre en œuvre un mécanisme de suivi par tier qui est indépendant, impartial, réactif, contextualisé et prospective avec des services de soutien opérationnel. CART fournira une gamme complète de services de vérification et de suivi des résultats, et d'apprentissage qui permettront aux partenaires du Bureau de l’USAID en charge de l’Assistance Humanitaire (BHA) de mieux comprendre les réalisations, les résultats, les progrès, les défis, les succès, les résultats et les leçons apprises pour les projets d'urgence et non-urgence en République Démocratique du Congo (RDC), République Centrafricaine (RCA) et la République du Congo (RC). Le programme CART vise à améliorer la capacité de l’USAID BHA à utiliser les ressources destinées à l'assistance humanitaire pour atténuer les facteurs de pauvreté et de malnutrition caractérisés par des situations d’urgence complexes dans la région.

 

**N.B: Seuls les citoyens Congolais (RDC) sont éligibles pour ce poste**

 

Résumé de la Position:

Le/la Gestionnaire principal des opérations sera responsable de la gestion et de la supervision du bureau du projet CART à Goma tout en fournissant un appui quotidien aux opérations d’achat et de logistique. À ce titre, Le/la Gestionnaire principal assurera la coordination avec les autres membres de l’équipe du projet pour assurer le bon fonctionnement du bureau ; l’achat efficace de services, de biens et de matériaux tout en respectant les règles et règlements de l’USAID, ainsi que les politiques et procédures internes. Le (la) titulaire de ce poste rapportera au directeur des finances et de l’administration.

 

Responsabilités:

  • Veiller à ce que la gestion quotidienne du bureau, y compris le personnel de supervision, se conforme aux politiques et règlements internes en matière de ressources humaines, de sécurité et de sûreté.
  • Représente l’organisation et le projet auprès du gouvernement local et d’autres organismes statutaires provinciaux (Caisse National de Sécurité Sociale, Direction générale des Impôts, Office Nationale de l’Emploi, Inspection du travail).
  • En collaboration avec le responsable de la sécurité, agir en tant que coordonnateur de la sécurité du bureau de Goma.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs de services contractuels tels que la compagnie d’assurance maladie et s’assurer que des services de qualité sont fournis à l’équipe.
  • Assister l’équipe technique et le personnel à long et à court terme à organiser des visites de sites de TPM dans le projet, notamment en facilitant la réservation de lieux pour l’hébergement, les repas, les installations de conférence, la location de véhicules, la réservation de vols et d’autres services connexes.
  • Préparer l’analyse des offres/devis et préparer le bon de commande ou le contrat à l’aide des contrats en ligne et du système d’approvisionnement de MSI.
  • Négocier de bonnes modalités de paiement et s’assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués rapidement et selon les modalités du contrat.
  • Organiser et coordonner le mouvement des véhicules.
  • Superviser les chauffeurs et s’assurer qu’ils respectent les politiques de l’USAID et du MSI pour l’utilisation des véhicules (vérification des journaux de bord, des taux de consommation et d’autres indicateurs).
  • Suivez les réparations, l’entretien, la consommation de carburant et les pièces de rechange des véhicules.
  • Gérer l’inventaire de l’équipement du projet et s’assurer que l’équipement et les matériaux sont utilisés conformément aux politiques de gestion des biens de MSI.
  • Assurer la coordination avec le Chargé des finances pour s’assurer que les dépenses de bureau sont conformes aux prévisions.
  • Coordonner avec le responsable de la sécurité pour tous les véhicules et les mouvements du personnel.
  • Assurer la cohésion de l’équipe, animation de la réunion hebdomadaire de coordination du personnel et préparer un rapport hebdomadaire au l’équipe CART de la haute direction du bureau local
  • S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

 

Qualifications:

  • Bachelor’s degree in business administration, management, or related field required.
  • Minimum five years of work experience with progressive responsibility, including working with a contractor or INGO managing an office or activity of similar scope and scale; and working on donor-funded activities in a related role with demonstrated supervisory experience.
  • Experience supervising junior to mid-level operations staff.
  • Experience in capacity building for procurement and logistics management.
  • Experience supervising administrative, and operational procedures on USAID projects required.
  • Strong knowledge of Congolese civil society organizational administrative and management systems is an asset.
  • Strong attention to detail and organizational skills required.
  • Ability to work in complex, politically charged, unstable environments, and work across different cultures.
  • Proficiency in Microsoft Office skills such as Word, Excel, Outlook and PowerPoint.
  • Fluency in French required. Advanced level English preferred.

 

MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.

 

We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.

 

MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.

 

Reasonable Accommodations:

MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

 

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

 

Qualifications:

  • Un diplôme de Licence en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine similaire est obligatoire.
  • Cinq ans minimums d’expérience avec des responsabilités progressives, y compris travail avec un Contractor ou une ONGI en tant que gestionnaire d’un bureau ou avoir exercé une activité de portée et d’envergure similaires ; et travail avec des projets financées par des donateurs dans un rôle connexe avec une expérience démontrée dans la supervision.
  • Expérience passée avec les projets de l’USAID est préférable.
  • Capacité démontrée à travailler dans des environnements politique et sécuritaire complexes, et instables, et à travailler avec les personnes de cultures différentes.
  • Expérience dans la supervision du personnel opérationnel et technique.
  • Expérience démontrée dans le renforcement des capacités pour la gestion des achats et logistique.
  • Expérience dans la supervision des procédures administratives et opérationnelles dans les projets de l’USAID est requise.
  • Une grande attention aux détails et des compétences organisationnelles sont requises.
  • Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).
  • Maîtrise du français est requise.
  • Niveau avancé d’anglais est préféré.

 

MSI est un employeur garantissant l'égalité des chances qui valorise la diversité et l'inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos communautés et de ceux qui sont touchés par notre travail.

 

Nous ne faisons aucune discrimination sur la base d'attributs protégés, y compris la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'expression de genre, l'âge, l'état matrimonial ou de vétéran, la grossesse ou le handicap, ou toute autre base protégée en vertu de loi applicable. Conformément à la loi en vigueur, nous faisons des aménagements raisonnables pour les pratiques et croyances religieuses des candidats et des employés, ainsi que pour tout besoin de santé mentale ou de handicap physique.

 

Aménagements Raisonnables:

MSI est dédié à l’embauche d’une main-d’œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des accommodements raisonnables pendant le processus de soumission, veuillez visiter, prière de visiter Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Notre équipe de recrutement se réjouit à l’idée de s’engager dans un processus interactif afin d’offrir des mesures d’adaptation raisonnables aux candidats.

 

Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Nous vous remercions de ne pas nous contacter par téléphone.

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