Front Desk Receptionist, CART
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- International Development
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- 3 days ago Post Date
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- 21600002467 Requisition #
Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.
Project Summary:
The Central Africa Regional Third-Party Monitoring (CART) project establishes independent, impartial, timely, responsive, contextualized, and forward-looking third-party monitoring (TPM), verification, outcome monitoring and learning services for the United States Agency for International Development’s (USAID) Bureau for Humanitarian Assistance (BHA). These services increase USAID/BHA’s and its implementing partners’ (IP) understanding of the outputs, outcomes, progress, challenges, successes, results, and lessons learned for both emergency and non-emergency activities within the Democratic Republic of the Congo (DRC), Central Africa Republic (CAR), and Republic of Congo (ROC). This project seeks to improve BHA’s capability to utilize humanitarian assistance resources to ameliorate the drivers of poverty and malnutrition characterized by complex emergencies within the region.
**Please note: Only Congolese (DRC) citizens are eligible for this position**
Position Summary:
The Front Desk Receptionist, based in Kinshasa, will support the smooth operations of the CART project, assisting with administrative tasks and covering Front Desk/Receptionist responsibilities. This position will report to the Director of Finance and Administration.
Responsibilities:
- Play the role of visitors’ first point of contact, welcome and guide them while ensuring security directives/office policies are followed regarding access to office buildings/workspaces.
- Ensure the visitor information including log is completed, signed and kept up to date.
- Receive external communications including incoming and outgoing correspondence and record their movements, phone calls and transfer to the appropriate person when necessary.
- Manage the use of the office meeting room, ensuring that all equipment is ready for use at all time.
- Support the organization of meetings at Kinshasa office and workshops or training in Kinshasa.
- Support with notetaking during meetings, prepare and submit meeting reports on time.
- Oversee the daily tasks of cleaners and contribute to maintaining a pleasant working environment and atmosphere by ensuring the office's neatness.
- Assist the administrative tasks with secretariat, scanning, filing, and archiving project documents per MSI directives.
- Assist the logistics tasks on travel arrangements including flight and hotel reservations, draft, and submission of mission orders, and stock management.
- Perform other related duties as needed to support the organization overall operations.
Profile de la Compagnie:
Management Systems International (MSI), une compagnie Tetra Tech, est une société de conseil en gestion dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec une histoire de 40 ans dans la fourniture de résultats à nos clients. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation (S&E), démocratie et gouvernance ; paix et stabilité ; état de droit et responsabilité ; éducation ; genre et inclusion ; communication stratégique ; et le leadership et le développement organisationnel. MSI a mis en œuvre les projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Colombie, l’Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l’Ukraine, et travaille au niveau national. Nous soutenons des clients allant du gouvernement américain (par exemple, l’USAID, le Département de Défense, le Départements d'État et du Travail, et la Millennium Challenge Corporation) aux grands donateurs bilatéraux et multilatéraux (par exemple, la Banque mondiale et le Programme des Nations Unies pour le développement). Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus d'informations, veuillez visiter notre site web à l'adresse www.msiworldwide.com.
Résumé du Projet:
Le projet Central Africa Regional Third-Party Monitoring (CART) établit et met en œuvre un mécanisme de suivi par tier qui est indépendant, impartial, réactif, contextualisé et prospective avec des services ,vérification et de suivi des résultats, et d'apprentissage pour le Bureau de l’USAID en charge de l’Assistance Humanitaire (BHA) de mieux comprendre les réalisations, les résultats, les progrès, les défis, les succès, les résultats et les leçons apprises pour les projets d'urgence et non-urgence en République Démocratique du Congo (RDC), République Centrafricaine (RCA) et la République du Congo (RC). Le projet CART vise à améliorer la capacité de l’USAID BHA à utiliser les ressources destinées à l'assistance humanitaire pour atténuer les facteurs de pauvreté et de malnutrition caractérisés par des situations d’urgence complexes dans la région.
**Remarque: Seuls les citoyens de la République Démocratique du Congo (RDC) peuvent prétendre à ce poste**
Résumé du Poste:
Le (la) Front Desk Receptionist, basé (e) à Kinshasa, participera au bon fonctionnement du projet CART, en aidant aux tâches administratives et en couvrant les responsabilités de réceptionniste. Ce poste relèvera de la supervision du Directeur Administratif et Financier.
Responsabilités:
- Jouer le rôle de premier point de contact des visiteurs, les accueillir et les guider tout en veillant au respect des directives de sécurité et des politiques du bureau concernant l'accès à l’enceinte des bureaux et aux espaces de travail.
- S'assurer que les informations sur les visiteurs, y compris le registre, sont remplies, signées et tenues à jour
- Gérer les communications externes, y compris les correspondance entrantes et sortantes, enregistrer les mouvements, les appels téléphoniques et les transférer à la personne appropriée si nécessaire
- Gérer l'utilisation de la salle de réunion du bureau, en s'assurant que tout l'équipement est prêt à l'emploi à tout moment
- Appuyer l'organisation des réunions et ateliers de formation prévus dans l’enceinte bureau de Kinshasa
- Aider à la prise de notes pendant les réunions, préparer et soumettre les rapports de réunion à temps
- Superviser les tâches quotidiennes des agents de nettoyage et contribuer au maintien d'un environnement et d'une atmosphère de travail agréables en veillant à la propreté du bureau.
- Aider aux tâches administratives y compris le secrétariat, la numérisation, le classement et l'archivage des documents de projet conformément aux directives MSI.
- Aider aux tâches logistiques lies à l'organisation des voyages, y compris les réservations de vols et d'hôtels, la rédaction et la soumission des ordres de mission, et la gestion des stocks.
- Effectuer d'autres tâches connexes au besoin pour soutenir les opérations globales de l'organisation.
Qualifications:
- Bachelor’s degree in administration, secretariat, management, or similar discipline is required.
- Minimum three years of experience in administration, secretariat, logistics and/or operational management required, preferably in an international organization.
- Experience working on USG funded contracts preferred.
- Experience working with a security team on tasks related to office security is an asset.
- Knowledge of Microsoft Office Suite programs, including Word, PowerPoint, and Excel, is required.
- Ability to prioritize, implement, and manage tasks proactively and independently while working within a team is required.
- Ability to work in a fast-paced environment while remaining flexible, positive, and approachable required.
- Ability to work collaboratively and build effective working relationships with clients, subcontractors, partners, vendors, and colleagues required.
- Strong organizational skills required.
- Fluency in written and oral French required. Proficiency in English is preferred.
MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.
We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.
MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.
Reasonable Accommodations:
MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
Project opportunity
U.S. Teams and Clients
Monitoring, Evaluation, and Learning (International Development)
Qualifications:
- Diplôme national d’études supérieures de niveau Bac + 3 en administration, secrétariat, gestion ou dans une discipline similaire est exigée.
- Minimum trois années d'expérience dans l'administration, le secrétariat, la logistique et/ou la gestion opérationnelle, de préférence dans une organisation internationale est requise.
- Expérience de travail sur des contrats financés par le gouvernement des États-Unis est préférable.
- Expérience de travail avec une équipe de sécurité sur des tâches liées à la sécurité de bureau est un atout.
- Connaissance des programmes de Microsoft Office Suite, y compris Word, PowerPoint et Excel, requise.
- Capacité à hiérarchiser, mettre en œuvre et gérer les tâches de manière proactive et indépendante tout en travaillant au sein d’une équipe est requise.
- Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide tout en restant flexible, positif et accessible est requise.
- Ability to work collaboratively and build effective working relationships with clients, subcontractors, partners, vendors, and colleagues required.
- Capacité à travailler en collaboration et à établir des relations de travail efficaces avec les clients, les sous-traitants, les partenaires, les fournisseurs et les collègues requise.
- Solides compétences organisationnelles requises.
- Maîtrise du français écrit et oral requise. La maîtrise professionnelle de l’anglais est préférée.
MSI est un employeur garantissant l'égalité des chances qui valorise la diversité et l'inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos communautés et de ceux qui sont touchés par notre travail.
Nous ne faisons aucune discrimination sur la base d'attributs protégés, y compris la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'expression de genre, l'âge, l'état matrimonial ou de vétéran, la grossesse ou le handicap, ou toute autre base protégée en vertu de loi applicable. Conformément à la loi en vigueur, nous faisons des aménagements raisonnables pour les pratiques et croyances religieuses des candidats et des employés, ainsi que pour tout besoin de santé mentale ou de handicap physique.
MSI est un employeur soucieux de l'égalité des chances, de l'action positive, des Américains handicapés et des vétérans.
Aménagements Raisonnables:
MSI est dédié à l’embauche d’une main-d’œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des mesures d’adaption raisonnables pendant le processus de soumission, veuillez visiter, prière de visiter Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Notre équipe de recrutement se réjouit à l’idée de s’engager dans un processus interactif afin d’offrir des mesures d’adaptation raisonnables aux candidats.
Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Nous vous remercions de ne pas nous contacter par téléphone.
Opportunité de projet
Équipes et clients aux États-Unis
Suivi, évaluation et apprentissage (développement international)