Senior Grants Officer

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

**Please note: Only Haitian citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The Senior Grants Officer will be primarily responsible for conducting grantee eligibility checks, developing, and tracking activity budgets, drafting grant agreements, negotiation memos, and modifications, drafting consulting agreements for consultants under activities, and maintaining all program related files. The Officer will maintain regular communication with the grantees and conduct site visits, ensuring that all deliverables are met. The position will work closely with the Program Team for monitoring and ensuring compliance with the grant implementation plan. This position is a fixed-term labor contract and is based in Port-au-Prince, Haiti.

Responsibilities:

• Liaise with communities and counterparts within government entities in assigned geographic area to assist the Program Development Officer (PDO) with the development of activities and guide the implementation of projects.
• Develop and maintain transparent, friendly, open, and professional relationships with local counterparts, beneficiaries, and other international organizations, as well as local and national authorities.
• Provide weekly updates on grant implementation to the rest of the program team, utilizing the activity database, meetings, and other tools.
• Create and edit budgets for grant agreements in coordination with the PDO.
• Review and adjust grant budgets in consultation with the procurement team.
• Ensure proper negotiation of the terms and conditions for cash and in-kind Grants Under Contract, and review and analyze budget estimates, for cash or in-kind grants, for allocability, reasonableness, and consistency.
• Ensure the proper preparation and execution of grant documents and grant disbursements consistent and compliant with United States Agency for International Development (USAID) and MSI requirements, procedures, and best practices.
• Track any changes in the financial needs of an activity and modify budgets as necessary using the activity database.
• Complete excluded party verifications and negotiation memos.
• Maintain accurate and timely program and grant documentation in electronic, hard copy and back-up copies, and ensure that completed grants are closed in a timely manner according to deadlines.
• Support the PDO with data collection, as needed, and with contributions to the final evaluation reports.
• Review all grantee deliverables, with the support of the PDO, for the final approval by the Operations Manager for grant close out.
• Have constant and close communication with the Program Team in anticipation of contingencies.
• Ensure that grants has been managed in response to the program needs in coordination with the supervisor.
• Perform other duties as requested.

Profil de l'entreprise:

Management Systems International (MSI), une société Tetra Tech, est un cabinet de conseil en gestion de la région métropolitaine de Washington, D.C. qui, depuis 40 ans, obtient des résultats pour ses clients. Notre expertise se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation, de la démocratie et de la gouvernance, de la paix et de la stabilité, de l'État de droit et de la responsabilité, de l'éducation, de l'égalité des sexes et de l'inclusion, des communications stratégiques et du développement du leadership et de l'organisation. MSI a mis en œuvre des projets dans 90 pays du monde entier, tels que la Colombie, l'Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l'Ukraine, et travaille également au niveau national. Nous soutenons des clients allant du gouvernement américain (par exemple, l'Agence américaine pour le développement international, le ministère américain de la défense, les ministères américains des affaires étrangères et du travail, et le Millennium Challenge Corporation) aux grands donateurs bilatéraux et multilatéraux (par exemple, la Banque mondiale et le Programme des Nations unies pour le développement). Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre site web à l'adresse suivante : www.msiworldwide.com.

**Remarque: Seuls les citoyens haïtiens peuvent prétendre à ce poste**

Résumé du Poste:

Ce poste est principalement responsable de la vérification de l'éligibilité des bénéficiaires, de l'élaboration et du suivi des budgets des activités, de la rédaction des accords de subvention, des notes de négociation et des modifications, de la rédaction des accords de conseil pour les consultants dans le cadre des activités et de la tenue de tous les dossiers liés au programme. Le/La Gestionnaire maintient une communication régulière avec les bénéficiaires et effectue des visites sur site, en veillant à ce que tous les livrables soient atteints. Le poste travaillera en étroite collaboration avec l'équipe du programme pour surveiller et assurer la conformité avec le plan de mise en œuvre de la subvention. Ce poste sera assorti d'un contrat de travail à durée déterminé, est basé à Port-au-Prince, en Haïti.

Activités Principales:

• Assurer la liaison avec les collectivités et les homologues au sein des entités gouvernementales dans la région géographique désignée pour aider l’Agent de Développement des Programmes (ODP) à élaborer les activités et à orienter la mise en œuvre des projets.
• Élaborer et maintenir la transparence, des relations amicales, ouvertes et professionnelles avec les homologues locaux, les bénéficiaires et d’autres organisations internationales, ainsi qu’avec les autorités locales et nationales.
• Fournir des mises à jour hebdomadaires sur la mise en œuvre des subventions au reste de l’équipe du programme, en utilisant la base de données d’activités, les réunions et d’autres outils.
• Créer et modifier les budgets pour les accords de subvention en coordination avec l’ODP.
• Examiner et ajuster les budgets des subventions en consultation avec l’équipe d’approvisionnement.
• Veiller à la bonne négociation des modalités des subventions en vertu du contrat, en espèces et en nature, et examiner et analyser les estimations budgétaires, pour les subventions en espèces ou en nature, pour en déterminer l’admissibilité, le caractère raisonnable et la cohérence.
• Veiller à la préparation et à l’exécution adéquates des documents de subvention et des décaissements de subvention conformément aux exigences, procédures et pratiques exemplaires de l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) et de MSI.
• Suivre l’évolution des besoins financiers d’une activité et modifier les budgets au besoin à l’aide de la base de données des activités.
• Effectuer les vérifications et les notes de négociation des parties exclues.
• Conserver des documents de programme et de subvention exacts et opportuns en version électronique, en copie papier et en copie de sauvegarde, et veiller à ce que les subventions terminées soient fermées en temps opportun, conformément aux échéances.
• Aider l’ODP à recueillir des données, au besoin, et à contribuer aux rapports d’évaluation finaux.
• Examiner tous les produits livrables des bénéficiaires, avec le soutien de l’ODP, pour obtenir l’approbation finale du gestionnaire des opérations en vue de la clôture de la subvention.
• Communiquer constamment et étroitement avec l’équipe du programme en prévision des éventualités.
• S’assurer que les subventions ont été gérées en fonction des besoins du programme en coordination avec le superviseur.
• Autres tâches sur demande.