Procurement Manager

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

**Please note: Only Haitian citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The Procurement Manager will supervise and collaborate on all procurement related to the activities and ensure compliance with USAID and MSI policies and procedures. The Procurement Manager will also monitor and implement subcontractors’ and vendors’ contractual compliance, and coordinates procurement actions as outlined in MSI’s Procurement Field Guide. This role will assist with budget development for new activities and coordinate with the field team on the delivery of procured goods and services and work closely with the finance team to ensure timely payments. This is a full-time position and is based in Port-au-Prince, Haiti.

Responsibilities:

• Coordinate with field team and home office on item specification and budget.
• Perform market research to find item specifications and appropriate vendors.
• Initiate activity procurements as outlined in the Activity Manual Addendum, the Activity Cycle Flowchart, and Field Procurement Guide.
• Coordinate the implementation of contracts/procurement procedures including participating in bid openings and technical and cost evaluations and performing due diligence for awarded procurements.
• Maintain an updated database of local vendors and a list of prices as a reference for budgeting.
• Maintain all procurement processes and support documentation, as well as organize electronic procurement files in internal procurement program.
• Travel to project sites when necessary to monitor the delivery of procured goods to grantees and inspect the quality of goods acquired.
• Monitor contracts and purchase orders issued to vendors and follow up as necessary to ensure compliance with terms and conditions.
• Contact all contractors and vendors on the invoice or deliverable due dates to confirm the submission of contractually mandated payment documents.
• Work with the DCOP to identify purchase orders that may require modifications or cancellation due to financial or administrative non-compliance.
• Alert the DCOP in the event of missed deadlines or deliverables on the part of vendors.
• Follow up on deadline payments for subcontractors and vendors to achieve monthly burn rate.
• Maintain the overall integrity of the procurement filing system.
• Close out each purchase order once completed according to established policies and procedures.
• Work as part of an activity implementation team along with the primary responsibility of acquiring goods and services necessary for transition activities.
• Work with the Procurement Officer and Senior Grants Manager to update and monitor a master deliverable calendar for procurement actions.
• Supervise Procurement Officer.
• Coordinate travel arrangements including flight and hotel reservations.
• Maintain purchase order files, databases and assist with recording the purchasing of supplies.
• Organize and archive information to support administrative and financial activities.
• Assist in the development of activity ideas, grant proposals, and budgets
• Collaborate with the Grants team to oversee the implementation of grant activities by selected grantees.
• Lead the creation of the HCSP procurement manual in partnership with the home office.
• Work with Specialists, such as Infrastructure or IT Experts, inside or outside the project to define specific scopes for project implementation.
• Perform other administrative tasks as needed.

Profile de l'Organisation:

Management Systems International (MSI), une compagnie Tetra Tech, est une société de développement international basée dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec 40 ans d'expérience dans le développement à travers le monde. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation (S&E), du développement institutionnel, de la gestion du secteur public, de la gouvernance et de la lutte contre la corruption. MSI mène de nombreux projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Jordanie, le Maroc, le Liban, la Syrie, le Pakistan, la Colombie et le Mexique. Une des entreprises principales dans ce domaine, MSI s'est associée à d’autres organisations provenant de tous les secteurs du développement international afin de soutenir des clients allant des donateurs bilatéraux et multilatéraux tels que USAID, la Banque mondiale et le PNUD, à des gouvernements nationaux et locaux, des ONG, des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre site web à l'adresse www.msiworldwide.com.

**Attention: Seuls les citoyens d’Haïti sont éligibles à ce poste**

Résumé du poste:

Le responsable des achats du bureau local supervisera et collaborera à tous les achats liés aux activités et veillera au respect des politiques et procédures de l'USAID et de MSI. Le responsable des achats contrôlera et mettra en œuvre la conformité contractuelle des sous-traitants et des vendeurs, et coordonnera les actions d'achat comme indiqué dans le guide des achats de MSI. Il participe à l'élaboration du budget pour les nouvelles activités et coordonne avec l'équipe sur le terrain la livraison des biens et services achetés. Il travaille en étroite collaboration avec l'équipe financière pour garantir des paiements en temps voulu. Il s'agit d'un poste à temps plein basé à Port-au-Prince, en Haïti.

Responsabilités:

• Coordonner avec l'équipe sur le terrain et le siège les spécifications des articles et le budget.
• Effectuer des études de marché pour trouver les spécifications des articles et les fournisseurs appropriés.
• Lancer les achats d'activités conformément à l'addendum au manuel d'activités, à l'organigramme du cycle d'activités et au guide des achats sur le terrain.
• Coordonner la mise en œuvre des contrats/procédures d'approvisionnement, notamment en participant aux ouvertures de plis et aux évaluations techniques et financières, et en faisant preuve de diligence raisonnable pour les marchés attribués.
• Maintenir une base de données actualisée des fournisseurs locaux et une liste de prix comme référence pour l'établissement du budget.
• Maintenir l'ensemble des processus de passation de marchés et la documentation d'appui, ainsi qu'organiser les fichiers électroniques de passation de marchés dans le programme interne de passation de marchés.
• Se rendre sur les sites des projets, si nécessaire, pour contrôler la livraison des biens achetés aux bénéficiaires et inspecter la qualité des biens acquis.
• Contrôler les contrats et les bons de commande passés avec les fournisseurs et assurer le suivi nécessaire pour garantir le respect des conditions.
• Contacter tous les contractants et vendeurs à la date d'échéance de la facture ou du produit à livrer afin de confirmer la soumission des documents de paiement prévus par le contrat.
• Travailler avec le DCOP pour identifier les bons de commande qui pourraient nécessiter des modifications ou une annulation en raison d'une non-conformité financière ou administrative.
• Alerter le DCOP en cas de non-respect des délais ou des livrables de la part des fournisseurs.
• Assurer le suivi des échéances de paiement pour les sous-traitants et les fournisseurs afin d'atteindre le taux d'absorption mensuel.
• Maintenir l'intégrité globale du système d'archivage des achats.
• Clôturer chaque bon de commande une fois qu'il est terminé, conformément aux politiques et procédures établies.
• Travailler au sein d'une équipe de mise en œuvre d'activités et assumer la responsabilité principale de l'acquisition des biens et services nécessaires aux activités de transition.
• Travailler avec le responsable des achats et le gestionnaire principal des subventions pour mettre à jour et contrôler un calendrier principal des livrables pour les actions d'achat.
• Superviser le responsable des achats.
• Coordonner les préparatifs de voyage, y compris les réservations de vols et d'hôtels.
• Tenir à jour les dossiers des bons de commande, les bases de données et contribuer à l'enregistrement des achats de fournitures.
• Organiser et archiver les informations pour soutenir les activités administratives et financières.
• Participer à l'élaboration d'idées d'activités, de propositions de subventions et de budgets.
• Collaborer avec l'équipe chargée des subventions pour superviser la mise en œuvre des activités de subvention par les bénéficiaires sélectionnés.
• Diriger la création du manuel d'approvisionnement du HCSP en partenariat avec le siège.
• Travailler avec des spécialistes, tels que des experts en infrastructure ou en informatique, à l'intérieur ou à l'extérieur du projet, afin de définir des champs d'application spécifiques pour la mise en œuvre du projet.
• Effectuer d'autres tâches administratives en fonction des besoins.