Administrative Assistant, Promoting Rule of Law Activity

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

The USAID/Democratic Republic of Congo (DRC) Promoting Rule of Law Activity (PROLA) aims to build an independent judiciary in the DRC. This project will help the Government of the Democratic Republic of Congo (GDRC) fight corruption and promote equal and equitable access to justice in DRC to improve public perception and trust of the judiciary by 1) increasing transparency, accountability, and integrity in the justice system to promote equal and equitable justice and support the DRC’s anti-corruption efforts; 2) empowering civil society to demand GDRC commitment to judicial independence and contribute to judicial reform; and 3) increasing equal and equitable access to justice for all.

**Please note: Only Congolese citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The Administrative Assistant will provide general administrative and logistical support to the various PROLA teams. The Assistant will play a crucial role in maintaining organized and effective workflows. This role will ensure an efficient, productive, and safe working environment for staff, visitors, service providers, suppliers, and project partners. The Assistant will work closely within the administration and finance team under the direct supervision of the Operations Team Leader.

Responsibilities:

• Prepare documentation for employee compensation calculations and payments of applicable taxes.
• Process documentation related to employee payments and payments to local vendors.
• Verify and process travel expense reports and consultant invoices.
• Maintain the project's petty cash, procurement requests, cash book, payment vouchers, receipts for income and expenditure, cash counting, and reporting, in accordance with Tetra Tech/MSI Policy and Procedures Manual.
• Monitor bank transfer requests for employee salaries, severance payments, tax payments, social security (CNSS) payments, advances for field operations, among other payments.
• Contribute to maintain financial trackers including timely scanning of financial documents and updating financial data bases.
• Manage employee and consultant contracts, including executing contracts for goods and services, related purchase orders, and others.
• Support administrative inquiries related to human resources for employees and consultants.
• Support managing employee leave and employee time record processes.
• Support administrative activities by organizing, archiving, and maintaining all relevant documentation.
• Post job descriptions online in compliance with Ministry of Labor requirements, MSI policies and procedures, and with USAID regulations.
• Filter CVs, arrange interviews with potential candidates, and gather the necessary documents needed to properly seek approval and put in place an Agreement of Understanding (AOU).
• Coordinate submission of all required termination documents to the labor office and tax authorities to ensure that MSI is complying with the local rules for staffs’ end of contracts and severance processes. Serve as the point of contact for procurement actions.
• Support project procurement efforts, including supplier selection and negotiation.
• Ensure follow-up on purchase orders, delivery process with selected suppliers.
• Verify daily that computer equipment, appliances, office furniture, and rolling stock are functioning properly and update the inventory file accordingly.
• Coordinate logistics for trips including travel documents, mission orders, airport pickups, transportation, and shipment of project materials and equipment.
• Coordinate logistics for internal/external meetings, events, or trainings including invitations, conference room reservations, meals, supplies, attendance lists, etc.
• Manage staff communication and Internet credits, availability and management of office consumables and vehicle/motorcycle/generator fuels including weekly filing of daily usage sheets, and assist in inventories such as tagging, tracking, and spot checks.
• Participate and take notes in meetings to identify needs and support project activities.
• Maintain trackers and files.
• Perform any other tasks established by project needs.

Description de l’entreprise:

Management Systems International (MSI), une entreprise de Tetra Tech, est une société de conseil pour le développement international, situé dans la région métropolitaine de Washington, DC, USA, qui fournit des résultats à nos clients autour du monde depuis 40 ans. Notre expertise principale est dans les domaines du suivi et de l'évaluation (S&E), le développement institutionnel, la gestion du secteur public, la gouvernance, et l’anticorruption. MSI a mis en œuvre des projets dans 90 pays différents autour du monde, comme la Colombie, l’Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l’Ukraine. Étant une des grandes entreprises du secteur, MSI a établi un partenariat avec des organisations à travers tous les domaines du développement internationale pour soutenir les clients varient de grands donateurs bilatéraux et multilatéraux, comme USAID, la Banque mondiale et le Programme des Nations Unies pour le développement. Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations, et des universités. Pour plus de détails, visitez notre site www.msiworldwide.com.

Résumé du Projet:

Ce Projet, Promotion de l’Etat de Droit, est un Programme de 5 ans financé par USAID/DRC, vise à établir la séparation constitutionnelle de la justice et du pouvoir en RDC. Ce Projet aidera le gouvernement de la République Démocratique du Congo (GRDC) à combattre la corruption et à promouvoir l'accès égal et équitable à la justice. De plus, ce projet s’efforce d’améliorer la perception et la confiance du publique dans le système judiciaire en 1) augmentant la transparence, la responsabilité, et l'intégrité du système judiciaire pour soutenir les efforts d’anticorruption de la RDC ; 2) en permettant à la société civile d'exiger l’engagement du GRDC dans la lutte pour la réforme et l'indépendance judiciaire ; et 3) en augmentant l'accès égal et équitable à la justice.

**Veuillez noter: Seuls les citoyens congolais sont eligibbles pour ce poste**

Résumé du Poste:

L'assistant administratif fournira un soutien administratif et logistique général aux différentes équipes de PROLA. Ce poste relèvera directement du chef d'équipe des opérations et jouera un rôle crucial dans le maintien de flux de travail organisés et efficaces. Son rôle au sein de l’Equipe devra assurer un environnement de travail efficace, productif et sûr pour le personnel, les visiteurs, les prestataires de services, les fournisseurs, ainsi que les partenaires du Projet. L’Assistant (e) administratif (ve) travaillera très étroitement au sein de l’équipe d’administration et de finance sous la supervision directe du Chef d’Equipe d’Opérations.

Responsabilités:

• Préparer la documentation sur les calculs pour les rémunérations des employés et les paiements des taxes applicables.
• Traiter la documentation relative aux paiements des employés et aux fournisseurs locaux.
• Vérifier et traiter les notes de frais de déplacement et la fracturation des consultants.
• Assurer la tenue de la petite caisse du Projet (demande d’approvisionnement, livre de caisse, bons de paiement, pièces justificatives d’encaissement et de décaissement, comptage de cash, rapportage) suivant les directives du Manuel de politique et procédures de Tetra Tech/MSI.
• Faire le suivi des demandes de transferts bancaires pour les salaires des employés, les indemnités de licenciement, les paiements d’impôts et les paiements de la sécurité sociale (CNSS), les avances de fonds d’opérations de terrain, entre autres paiements.
• Appuyer les trackers financiers + le scannage des documents financiers en temps opportun.
• Gérer les contrats des employés et des consultants, y compris l’exécution des contrats des biens et services, les bons de commande y afférents, et d’autres.
• Soutenir les processus d’accueil en fournissant un programme d’orientation et de formation pour les employés et les consultants pendant leur première semaine de travail.
• Soutenir les questions administratives liées aux ressources humaines des employés et des consultants.
• Soutenir la gestion des congés des employés et les processus d’enregistrement du temps des travail des employés.
• Soutenir les activités administratives en organisant et en archivant l’information, et maintenir tous les documents pertinents.
• Soutenir les processus de recrutement, y compris l’indication des avis de vacance en ligne, conformément à la législation du travail, les politiques et procédures de MSI, et aux règles de USAID.
• Il faut sélectionner les CVs, prévoir les entretiens des candidats potentiels, et recueillir les documents nécessaires à l’approbation et la mise en place d’un Accord d’entente (AOU).
• Coordonner la soumission de tous les documents d’arrêt des contrats du travail et l’interaction avec les autorités fiscales.
• Ces mesures sont prises pour assurer que MSI respecte les règles locales de fin de contrat et des processus d’indemnité de départ.
• Soutenir les efforts d’approvisionnement du projet, y compris la sélection et les négociations avec les fournisseurs.
• Vérifier chaque jour que le matériel informatique et électroménager, les meubles de bureau, et le matériel roulant fonctionnent normalement et mettre à jour le fichier d’inventaire y afférent.
• Prendre les dispositions logistiques pour les voyages de terrain (titres de voyage, ordre de mission, pick up aéroport, transport et expédition des matériels et équipements du projet), et pour les réunions internes (invitations, réservation de salles de conférence, repas, fournitures, liste de présences, etc.) en assurant le suivi d’exécution des bons de commandes avec les fournisseurs sélectionnés.
• Assister dans les acquisitions tout en servant de point d’entrée du processus d’achat des biens et services (réception des réquisitions/demandes d’achat avec documentation de support pour collecte des signatures et approbations requises, collecte des cotations).
• Assurer la gestion des crédits de communication et Internet du staff, la disponibilité et la gestion des stocks des consommables du bureau et carburants véhicule/moto/générateur (y compris le classement hebdomadaire des fiches d’utilisation journalière) et assister dans les inventaires (tagging, tracking, spot checks).
• Participer aux réunions pour prendre des notes et identifier les actions a nécessaire au fonctionnement du bureau.
• Maintenir les tableau et fichiers nécessaires.
• Effectuer toute autres taches établies par les besoins du projet.